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Tipps für ein professionelles E-Mail-Management

Lesezeit: < 1 Minute Viele Büroarbeitskräfte sehen sich täglich einer wahren Flut an eingehenden E-Mails ausgesetzt. Ein professionelles E-Mail-Management ist das A und O, um nicht den Überblick zu verlieren, denn mittlerweile besteht die tägliche Arbeit zu ca 90% aus der inhaltlichen Bearbeitung von E-Mails. Zusätzlich wendet man noch Zeit dafür auf, E-Mails zu speichern, auszudrucken oder weiterzuleiten.

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Tipps für ein professionelles E-Mail-Management

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Ein professionelles E-Mail-Management bietet ein großes Zeitsparpotenzial und ist zudem ein guter Weg der kundenorientierten Korrespondenz.

Professionelles E-Mail-Management: Regeln für den E-Mail-Versand

Wichtig für ein professionelles E-Mail-Management ist ein klarer und eindeutiger Betreff, mit dem der Empfänger schon etwas anfangen kann, bevor er die E-Mail öffnet. Auch für Sie als Absender ist dies eine Hilfe, wenn Sie E-Mails abspeichern, denn so sind sie schneller wiederzufinden (in Ihrer Abwesenheit auch für Ihre Vertreter) und eine geordnete Ablage ist möglich.

Das Feld „An“ sollte nur mit den Empfängern gefüllt werden, die etwas mit der E-Mail tun sollen. Alle anderen Empfänger, die nur informiert werden, gehören ins Feld „Cc“. „Bcc“ sollten Sie generell vermeiden. Versuchen Sie, wirklich nur diejenigen als Empfänger zu definieren, die die E-Mail unbedingt erhalten müssen. Denken Sie nur daran, wie viele E-Mails Sie selbst erhalten, die für Sie vollkommen belanglos sind. Auch anderen geht es so.

Achten Sie auf die Formulierung

Schreiben Sie Ihre E-Mails stets freundlich und kundenorientiert und achten Sie auf Rechtschreibung und Grammatik. Verlassen Sie sich nicht auf die automatische Rechtschreibkontrolle in Outlook, sondern lesen Sie Ihre Nachricht noch einmal in Ruhe durch, bevor Sie sie versenden.

So viel Zeit muss sein! Achtlos verfasste E-Mails wirken schnell respektlos beim Empfänger; Kommafehler können sogar dazu führen, dass ein Satz falsch verstanden wird. Eine angemessene Anrede und eine freundliche Grußformel sind besser als ein simples „Hallo“ oder „MfG“; dies gehört – wenn überhaupt – in den privaten Bereich.

Outlook richtig nutzen

Outlook bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihr professionelles E-Mail-Management zu unterstützen. Eine stets prall gefüllte Inbox ist wenig motivierend. Schieben Sie E-Mails, die Sie später beantworten möchten, in Ihre „Aufgaben“. So verschwinden die E-Mails aus Ihrer Inbox und Sie werden erst dann wieder an sie erinnert, wenn Sie sie wirklich bearbeiten müssen.

Bildnachweis: georgejmclittle / stock.adobe.com

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