Wo kann professionelles e-Mail-Management ansetzen?
Hierzu bieten sich eine ganze Reihe von Möglichkeiten, vor allem aber sollten Sie besonders auf folgende vier Kriterien achten:
e-Mail-Management Tipp 1
Analysieren Sie die komplette e-Mail-Kommunikation einmal unter einem generellem und einem individuellem Gesichtspunkt.
- Welches Kommunikationsverhalten haben meine wichtigsten Mailkontakte? Wie spiegele ich mein eigenes Verhalten damit? Habe ich überhaupt irgendein e-Mail-Management? Wie gehe ich mit meiner eigenen e-Mail-Kommunikation um? Welche Möglichkeiten habe ich, durch eine Änderung meiner e-Mail-Kommunikation Einfluss auf meine Business-Partner zu nehmen?
e-Mail-Management Tipp 2
Hinterfragen Sie, wo Ihre (Arbeits-)Zeit durch das Schreiben und Bearbeiten unnötiger e-Mails nicht optimal eingesetzt ist
- Zu welcher Zeit in welchen Situationen werde ich durch e-Mails am meisten gestört? Mit welchen Strategien ließe sich das am Leichtesten beheben? Wie müsste ein professionelles e-Mail-Management hinsichtlich dieser Problemstellungen aussehen?
e-Mail-Management Tipp 3
Seien Sie sich auch den Limits der e-Mail-Kommunikation bewusst und lernen Sie, e-Mails bewusster und zielgerichteter einzusetzen.
- An welcher Stelle erfahre ich die größten Hemmnisse durch e-Mails? Wo und in welchen Situationen sind e-Mails eher kontraproduktiv? Ersetzt wirklich jede e-Mail sinnvoll das persönliche oder telefonische Gespräch?
e-Mail-Management Tipp 4
Reduzieren Sie den e-Mail-Verkehr maßgeblich durch das richtige e-Mail-Management und werden Sie wieder Herr der eigenen e-Mail-Inbox.
- Welche e-Mail muss denn tatsächlich geschrieben werden? Muss ich wirklich alles Mögliche mit „OK“ oder „Vielen Dank“ beantworten? Sind langatmige schriftliche Erklärungen und Stellungnahmen denn tatsächlich jederzeit nötig?
Im nächsten Teil zeigen wir Ihnen auf, welche e-Mails Sie gar nicht erst zu schreiben brauchen.
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