„Bezug nehmend auf Ihr wertes Schreiben vom 14. des Monats teile ich Ihnen höflichst mit, dass …“ — solche Sätze klingen, als kämen sie frisch aus einem Aktenschrank von 1965. Trotzdem stehen sie noch täglich in Angeboten, Mahnungen und E-Mails. Dabei hat sich die geschäftliche Korrespondenz längst gewandelt: Die überarbeitete DIN 5008 lässt mehr Freiheit denn je, und wenn Sie heute Kundinnen und Kunden für sich gewinnen wollen, schreiben Sie klar, kurz und auf Augenhöhe. Dieser Beitrag zeigt Ihnen Floskel für Floskel, wie Sie verstaubte Wendungen erkennen und durch moderne, genauso höfliche Formulierungen ersetzen — mit einer Vergleichstabelle zum direkten Nachschlagen.
Das Wichtigste in Kürze
- Verstaubte Floskeln wie „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben“ oder „Hochachtungsvoll“ wirken distanziert und untertänig. Moderne Korrespondenz ist aktiv, persönlich und auf Augenhöhe.
- Der größte Stolperstein ist der Konjunktiv: „Ich würde meinen, dass …“ klingt unsicher, „Ich bin überzeugt, dass …“ souverän.
- „Im Anhang finden Sie …“ ersetzt das steife „anbei übersende ich Ihnen …“; „Mit freundlichen Grüßen“ ist nach DIN 5008 der zeitgemäße Standardgruß.
- Höflichkeit geht nicht verloren, wenn Sie Floskeln streichen — durch direkte Ansprache wird sie sogar verbindlicher.
- Wichtig fürs Recht: §37a HGB und §35a GmbHG verlangen Pflichtangaben auf jedem Geschäftsbrief „gleichviel welcher Form“ — also auch in E-Mails. Fehlen sie, droht Zwangsgeld.
Woran Sie eine verstaubte Floskel sofort erkennen
Eine kurze Antwort vorweg: Verstaubt ist eine Formulierung immer dann, wenn sie umständlicher klingt, als die Sache es verlangt — und wenn Sie sie im Gespräch nie so sagen würden. Niemand sagt am Telefon „Bezug nehmend auf unser gestriges Telefonat“. Man sagt „Wie gestern besprochen“. Genau dieser Unterschied trennt die altbackene von der modernen Korrespondenz. Drei Warnsignale verraten Ihnen eine Floskel: gehäufter Konjunktiv („hätte“, „könnte“, „würde“, „dürfte“), Behördenwörter wie „diesbezüglich“ oder „nebst“ — und ein devoter Unterton, der so tut, als müssten Sie sich für Ihr Schreiben entschuldigen.
Warum Floskeln beim Leser Distanz erzeugen
Floskeln sind nicht nur Geschmackssache — sie kosten Wirkung. Wenn Sie in einem Brief zu oft die Formen „hätte“, „könnte“, „würde“ und „dürfte“ verwenden, wirken Sie untertänig, umständlich und altmodisch. Der Grund liegt in der Grammatik: Der Konjunktiv hält jede Aussage auf Abstand. „Ich würde vorschlagen, dass wir …“ signalisiert unbewusst, dass Sie sich Ihrer eigenen Position nicht sicher sind. Schreiben Sie dagegen selbstbewusst und kompetent, indem Sie direkt sagen, was Sie zu sagen haben: „Ich schlage vor, dass wir …“
Dazu kommt der Aufwand fürs Entschlüsseln. Verschachtelte Höflichkeitsfloskeln, Substantivierungen und Passivkonstruktionen zwingen den Empfänger, Ihren Satz erst zu übersetzen, bevor er den Inhalt versteht. In einer überquellenden Inbox verlieren Sie genau hier Aufmerksamkeit. Aktive Verben, kurze Sätze und eine persönliche Anrede nehmen dem Leser diese Arbeit ab — und lassen Sie nebenbei wie jemanden wirken, der sein Handwerk beherrscht. Was das im Detail heißt, lesen Sie auch in unserem Beitrag dazu, was modern korrespondieren konkret bedeutet.
Die Vergleichstabelle: verstaubt → modern
Die folgende Tabelle nimmt sich die häufigsten Korrespondenzkiller vor. Lesen Sie die linke Spalte als das, was Sie streichen, die rechte als das, was Sie stattdessen schreiben — kürzer, klarer und genauso höflich.
| Verstaubt und umständlich | Modern, direkt und genauso höflich |
|---|---|
| „Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom …“ | „Vielen Dank für Ihre Nachricht vom …“ |
| „anbei übersende ich Ihnen …“ | „Im Anhang finden Sie …“ |
| „in der Anlage / beiliegend erhalten Sie …“ | „Im Anhang erhalten Sie …“ oder „Beigelegt: …“ |
| „Für Rückfragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.“ | „Haben Sie Fragen? Rufen Sie mich gern an.“ |
| „Hochachtungsvoll“ | „Mit freundlichen Grüßen“ |
| „Ich würde meinen, dass …“ | „Ich bin überzeugt, dass …“ oder „Meiner Ansicht nach …“ |
| „Könnten Sie mir dabei vielleicht behilflich sein?“ | „Können Sie mir dabei helfen?“ |
| „Wir würden uns freuen, Sie bald wieder als Kunden begrüßen zu dürfen.“ | „Wir freuen uns auf Ihren nächsten Besuch.“ |
| „diesbezüglich / in Bezug auf den o. g. Vorgang“ | „dazu“ oder „zu Ihrer Bestellung Nr. …“ |
| „Sollten Sie noch Fragen haben, zögern Sie nicht, …“ | „Melden Sie sich einfach, wenn etwas offen ist.“ |
| „Wunschgemäß übersende ich Ihnen …“ | „Wie gewünscht, schicke ich Ihnen …“ |
| „Wir erlauben uns, Sie darauf hinzuweisen, dass …“ | „Bitte beachten Sie, dass …“ |
Die Konjunktiv-Falle entschärfen
Der Konjunktiv ist die hartnäckigste Floskel-Quelle, weil er sich so höflich anfühlt. Prüfen Sie deshalb jedes fertige Schreiben gezielt auf „hätte“, „könnte“, „würde“ und „dürfte“: Ist die Form wirklich nötig — oder schreiben Sie nur aus Gewohnheit im Möglichkeitsmodus? Aus „Ich würde mich freuen, wenn Sie mich bald anrufen würden“ wird das deutlich klarere „Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören“. Aus „Wir würden uns freuen, Ihnen behilflich sein zu können“ wird „Wir helfen Ihnen gern“. Sie verlieren dabei nichts an Freundlichkeit — Sie gewinnen Klarheit und Selbstbewusstsein.
Eine Ausnahme bleibt: Wenn Sie eine echte Bitte oder einen vorsichtigen Vorschlag formulieren, darf ein einzelner Konjunktiv stehen bleiben („Könnten wir den Termin auf Donnerstag verschieben?“). Das ist gelebte Höflichkeit. Problematisch wird es erst, wenn sich die Formen häufen und jeder Satz im Ungefähren schwebt.
Anrede, Anhang und Gruß: die drei Stellen, an denen es am meisten staubt
Am Einstieg gilt: „Sehr geehrte Frau Berger“ bleibt der sichere Standard, „Guten Tag, Frau Berger“ ist in der E-Mail längst etabliert und wirkt eine Spur frischer. Verzichten Sie auf das anonyme „Sehr geehrte Damen und Herren“, wenn Sie den Namen mit einem Anruf herausfinden können — nichts öffnet eine Nachricht so zuverlässig wie der eigene Name.
Beim Hinweis auf Dateien hat sich „anbei“, „beiliegend“ und „in der Anlage“ überlebt. Schreiben Sie stattdessen schlicht „Im Anhang finden Sie das Angebot“ — das ist die heute übliche, klare Formulierung. Und am Schluss: „Hochachtungsvoll“ ist verboten ist es nicht, aber die Formel klingt so kühl, dass viele sie nur noch vom Finanzamt oder vom Strafzettel kennen. „Mit freundlichen Grüßen“ ist nach DIN 5008 der Standard; „Freundliche Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ dürfen Sie wählen, wenn Sie den Kontakt schon kennen. Welche Anreden und Schlusssätze von klassisch bis modern wann passen, zeigt unsere Übersicht von Anreden und Schlusssätzen im Detail; zur korrekten Platzierung des Grußes hilft der Beitrag zum Briefschluss nach DIN 5008.
Häufige Fehler und Mythen
Mythos 1: „Modern heißt salopp.“ Falsch. Modern heißt klar und persönlich, nicht respektlos. „Hey, kurze Frage …“ ist in der geschäftlichen Erstkommunikation genauso unpassend wie „Hochachtungsvoll“ — nur am anderen Ende der Skala. Die goldene Mitte ist ein freundlicher, sachlicher Ton.
Mythos 2: „Lange Sätze wirken kompetenter.“ Das Gegenteil stimmt. Pro Information ein Satz — diese einfache Faustregel macht Ihre Texte sofort lesbarer. Wer Kompetenz mit Schachtelsätzen verwechselt, verliert den Leser auf halber Strecke.
Mythos 3: „Floskeln sind besonders höflich.“ Echte Höflichkeit zeigen Sie durch einen persönlichen Bezug, nicht durch Wortgirlanden. „Danke, dass Sie sich so schnell gemeldet haben“ ist verbindlicher als jedes „hochachtungsvoll“. Und ein verbreiteter Doppelfehler zum Mitstreichen: „anbei beigefügt“ sagt zweimal dasselbe — eines von beiden reicht.
Die harte Frage am Rand: Welche Angaben Ihre E-Mail aus Rechtsgründen braucht
Beim Modernisieren übersehen viele eine Pflicht, die mit Stil nichts zu tun hat, aber teuer werden kann: die gesetzlichen Pflichtangaben. Nach §37a HGB (für eingetragene Kaufleute) und §35a GmbHG (für die GmbH) müssen auf Geschäftsbriefen Rechtsform und Sitz des Unternehmens, das Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vornamen stehen. Entscheidend: Das Gesetz spricht ausdrücklich von Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden“. Damit zählen auch E-Mails, Faxe und Bestellscheine dazu — die schicke Signatur unter Ihrer Mail ist also nicht Kür, sondern Vorschrift.
Was passiert, wenn die Angaben fehlen? Das zuständige Registergericht kann die Geschäftsführung durch ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro dazu anhalten, die Pflichtangaben aufzunehmen. Hinzu kommt in der Praxis ein Abmahnrisiko durch Wettbewerber. Prüfen Sie deshalb beim Aufräumen Ihrer Vorlagen gleich mit, ob Ihre E-Mail-Signatur vollständig ist — das ist schneller erledigt als jede Floskel-Kur. Maßgeblich sind die §§37a HGB und 35a GmbHG (Stand 2026); die Einzelheiten klären im Zweifel Ihre IHK oder eine Rechtsberatung. Dieser Hinweis ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist „Mit freundlichen Grüßen“ noch zeitgemäß? Ja. Es ist nach DIN 5008 der Standardgruß und passt in fast jeder geschäftlichen Situation. Etwas persönlicher wirken „Freundliche Grüße“ oder „Herzliche Grüße“ — Letzteres aber nur bei Kontakten, die Sie schon kennen.
Darf ich „Hochachtungsvoll“ überhaupt noch verwenden? Verboten ist es nicht, aber es klingt distanziert und behördlich. Viele Empfänger verbinden die Formel mit Mahnungen oder Bußgeldbescheiden. Greifen Sie nur in sehr förmlichen Anlässen darauf zurück, etwa im Schriftverkehr mit hohen Amtsträgern.
Ist „anbei“ wirklich falsch? Sprachlich falsch ist es nicht, aber es gilt als steif und überflüssig. „Im Anhang finden Sie …“ sagt dasselbe klarer. Vermeiden Sie außerdem die Dopplung „anbei beigefügt“.
Müssen Pflichtangaben auch unter eine geschäftliche E-Mail? Ja. §37a HGB und §35a GmbHG gelten für Geschäftsbriefe „gleichviel welcher Form“ — also auch für E-Mails und Faxe. Fehlen Rechtsform, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer, kann das Registergericht ein Zwangsgeld festsetzen.
Wie förmlich muss eine geschäftliche E-Mail heute sein? So förmlich, wie es der Anlass und Ihr Verhältnis zum Empfänger verlangen. „Sehr geehrte Frau …“ bleibt immer sicher, „Guten Tag, Frau …“ ist etabliert. „Hallo zusammen“ passt nur im vertrauten Kreis.
Unsere Empfehlung
Feilen Sie nicht an jeder einzelnen Mail, sondern entstauben Sie zuerst Ihre Textbausteine und Vorlagen – dort sitzen die Floskeln, die sich sonst hundertfach wiederholen. Ersetzen Sie „anbei“ durch „im Anhang“ und „Hochachtungsvoll“ durch „Mit freundlichen Grüßen“, und prüfen Sie im selben Zug, ob Ihre Signatur die Pflichtangaben nach §37a HGB und §35a GmbHG vollständig enthält. Diesen rechtlichen Punkt würden wir niemals dem Stil opfern: Eine fehlende Pflichtangabe kostet im Zweifel mehr als jede altmodische Grußformel.
Dieser Beitrag wurde KI-gestützt erstellt und fachjournalistisch geprüft.