Mit den folgenden 3 Tipps gehen Sie entspannter durch den Arbeitsalltag.
Strategie No. 1: Checken Sie nur zwei mal täglich Ihre Mails
Das gilt natürlich nicht für diejenigen, die aus beruflichen Gründen – zum Beispiel im Kundendienst – ständig ihre Mails kontrollieren müssen. Aber allen anderen sei gesagt: Die häufigen Alarmzeichen (Ton oder visuell) für eingegangene Mail zerreißen Ihnen den ganzen Tag und sind eine Unterbrechung par excellence.
Warum? Weil diese Unterbrechungen Ihre Produktivität massiv sinken lassen. Denn Sie müssen sich immer wieder neu in die vor Ihnen liegende Aufgabe einarbeiten und Konzentration aufbauen. Das lenkt Sie außerdem von den für Sie wichtigen Arbeiten ab. Nicht zuletzt lassen Sie damit andere entscheiden, wie Sie Ihren Tag gestalten und das bringt Ihre Planung komplett durcheinander.
Die Schlussfolgerung kann nur lauten: Wenn Sie Ihr Arbeitspensum schaffen wollen, lesen Sie Ihre E-Mails nur zwei mal pro Tag. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern reicht auch völlig aus.
Strategie No. 2: Vergessen Sie Multitasking
Eigentlich sollte es sich schon herumgesprochen haben: Forscher haben herausgefunden, dass es Ihnen keine Vorteile in Form von mehr Produktivität bringt, wenn Sie Multitasking betreiben. Ganz im Gegenteil. Denn Ihr Gehirn kann zwar vieles, aber nicht wie ein Computer parallel Aufgaben erledigen. Es muss eine Sache nach der anderen abarbeiten, selbst wenn es so aussieht, als ob es multitaskingfähig wäre.
Wenn Sie eine Mail lesen, bringt es gar nicht, nebenbei zu telefonieren – eines von beiden bleibt dabei zwangsläufig auf der Strecke. Falls Sie es nicht so recht glauben wollen, probieren Sie es einfach mal aus. Sie werden schnell merken: Sie sind am produktivsten, wenn Sie sich nur einer einzigen Aufgabe widmen. Je mehr Sie sich darauf konzentrieren, desto eher bringen Sie Ihre Aufgaben zum Abschluss und können sich mit der nächsten beschäftigen. Und genau das verringert den Zeit- und Termindruck, der Sie so stört. Und Sie werden ruhiger.
Strategie No. 3: Ignorieren Sie das Klingeln
Und zwar das Ihres Telefons oder Smartphones. Bevor Sie sich jetzt beim Lesen dieses Tipps verblüfft die Augen reiben, hier eine kurze Erklärung: In der Regel sind Sie in eine Aufgabe oder in ein Gespräch vertieft, wenn das Telefon klingelt. Und genau um diesen Fall geht es. Jetzt den Hörer abzunehmen würde Sie aus Ihrer Konzentrationsphase reißen. Diese Art der Unterbrechung kann Ihnen neben vielen Nerven auch Zeit kosten. Sehr viel Zeit sogar, denn Sie müssen jedes mal wieder aufs Neue Konzentration aufbauen.
Ich kenne auch schon Ihren Einwand. Wenn das ein wichtiger Anruf wäre, zum Beispiel vom Chef, was dann?
Antwort: Was wäre, wenn Sie zu diesem Zeitpunkt gar nicht im Zimmer wären? Richtig, derjenige würde sich einen Reim auf die fehlende Reaktion machen und später anrufen oder auf den Anrufbeantworter sprechen. Der hoffentlich angeschaltet und auf leise gestellt ist, damit Sie erreichbar sind und zurückrufen können.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
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