Kennen Sie das? Sie möchten eine kurze Nachricht für die Kollegin schreiben und greifen automatisch zu einem Post-it. Ein Stichwort geschrieben, und für Sie kann es aus dem Kopf entlassen werden. Oder Sie lesen in einem Fachartikel einen Absatz, der auch für den Kollegen interessant sein könnte. Auch hier wieder: Griff zum Post-it-Block und … Doch halt, Sie wollen doch jetzt keinen großen Abreißzettel nehmen und eine Nachricht aufschreiben? Ein einfacher Pfeil, der auf den Absatz zeigt, wäre jetzt genauso aussagefähig. Automatisch würde Ihr Kollege anfangen, den Absatz zu lesen.
Traditionelle Haftnotizen in unterschiedlichen Größen
Quadratisch oder rechteckig, von Briefmarkengröße bis Platz für ausführliche Notizen – das sind die klassischen Post-its. Als Haftnotizwürfel sind sie in den meisten Büros zu finden. Klassisch ist immer noch das Gelb, doch mittlerweile sind viele Farben im Einsatz, um noch detaillierter und einfacher zu arbeiten. Denn Farben können auch als Fabrcode eingesetzt werden.
Beispielsweise werden A-Aufgaben mit Neon-Pink gekennzeichnet oder diese Farbe ist dem Chef vorbehalten. Der eigenen Arbeitsweise und Vorliebe sind da keine Grenzen gesetzt. Doch Post-its sind nicht nur für Nachrichten gut. Mit einer kleinen Auswahl an möglichen Einsatzgebieten möchte ich Sie anregen, Post-its situativ gut einzusetzen.
Post-its sind mehr als nur rechteckig und gelb
Neben den verschiedenen quadratischen und rechteckigen Notizen können Post-its im Büro noch mehr.
- Mit Streifen klar strukturieren
Mit den farbigen Post-its als Haftstreifen markieren Sie in z. B. Büchern und Listen ganz leicht und übersichtlich alles, was Ihnen wichtig ist. Ob in Tabellen, Dokumenten, Büchern oder Kalendern – die farbigen Haftstreifen strukturieren perfekt. Mit einem individuellen Farbleitsystem sind wichtige Fakten immer schnell griffbereit. - Mit Pfeilen auf das Wichtigste zeigen
Setzen Sie Zeichen. Ob in Dokumenten, Texten, Tabellen oder Katalogen – mit farbigen Pfeilen können Sie wichtige Dinge punktgenau hervorheben. Automatisch wird auch der Blick eines anderen Betrachters auf das Detail gelenkt, das Sie betonen möchten. - Mit Dauer-Post-its Informationen aufbewahren
Spezielle Post-its sind aus besonders robustem Material. Sie eignen sich perfekt für die dauerhafte Markierung und langfristige Archivierung Ihrer Unterlagen. - Mit Bild-Symbolen schnelle Botschaften transportieren
Piktogramme erleichtern uns den Alltag. Ohne viele Erklärungen erkennen wir, was ein Rollstuhl-Symbol neben einem P-Zeichen bedeutet. Fürs Büro bieten Hersteller Post-its als Fragezeichen oder Ausrufezeichen an, um schnell und eindeutig ungeklärte Stellen sofort zu markieren. Komfortabel sind auch Unterschriften-Symbole für die schnelle und einfache Aufforderung, Unterlagen, Dokumente und Verträge zu unterschreiben. Das erleichtert die Arbeit und geht schneller als ein Standard-Post-it mit dem Zusatz: Bitte hier unterschreiben, danke.
Mit elektronischen Post-its am PC arbeiten
Auch auf dem PC haben die Post-its ihren Siegeszug angetreten. Es gibt verschiedene Programme. Sie werden zumeist als Freeware angeboten und auf der Windowsoberfläche integriert. Bei fast allen Anbietern können Farben vergeben und eine Alarmfunktion eingestellt werden. Ich möchte zwei Beispiele unter vielen nennen: Dema Post it und Klebezettel.
Jetzt sind Sie dran – sinnvoller Einsatz von Post-its
Richtig eingesetzt sind Post-its kleine Alleskönner, die erinnern, klären und strukturieren. Wenn sie allerdings als Dauergast mit vergilbter Schrift den Bildschirm dekorieren, sind sie falsch eingesetzt. Ansonsten schauen Sie doch beim nächsten Büroeinkauf, welche speziellen Post-its für Ihre Büroorganisation sinnvoll sein könnten.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation