Zeitmanagement-Tipp No. 7: Nutzen Sie das Pareto-Prinzip
Dieses Prinzip ist ein überaus wichtiges Hilfsmittel, um Prioritäten festzulegen. Es besagt, dass 20% der Aktivitäten 80% der Ergebnisse bringen. Im Klartext: Sie verbrauchen Ihre Zeit häufig für Nebensächliches. Was bedeutet das für Ihre Zeitplanung?
Ganz einfach – statt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die Sie nicht wirklich weiterbringen, zügeln Sie Ihren Perfektionismus und investieren die 80% lieber in andere wichtige Projekte. Finden Sie heraus, wo bei Ihnen die entscheidenden 20% liegen, dann sind Sie auch schon beim Wesentlichen. Investieren Sie genau diese 20% Ihrer Zeit und Energie immer zuerst in Ihre wichtigen Ziele, bevor Sie sich um andere Aufgaben kümmern.
Zeitmanagement-Tipp No. 8: Prioritätensetzung mit der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse hilft Ihnen ebenso, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Bevor Sie loslegen, bestimmen Sie, in welcher Reihenfolge Sie Ihre Aktivitäten durchführen.
Zuerst nehmen Sie Ihre vorrangigen (A-) Aufgaben in Angriff. Dann folgen die (B-) Aufgaben mit durchschnittlichem Wertzuwachs und schließlich die ( C-) Aufgaben, die den größten Teil der Zeit verbrauchen und den geringsten Wert haben (z. B. Ablage, Papierkram). Sie bringen sie nicht wirklich weiter. Hier stecken Ihre Zeitreserven, daher sollten Sie C-Aufgaben möglichst streichen, reduzieren oder an andere übertragen.
Zeitmanagement-Tipp No. 9: Verschaffen Sie sich Klarheit
Klarheit über das, was Sie wollen. Klingt einfach? Ist es für viele Menschen aber nicht. Klarheit zu haben heißt zu wissen, was man erreichen will. Beruflich wie privat. Das verlangt konkrete Ziele. Wer die kennt, setzt automatisch Prioritäten, um diese Ziele zu erreichen. Fehlende Klarheit ist der häufigste Grund für Frustration und schwache Leistungen. Haben Sie klare Prioritäten und damit Zielvorstellungen, werden Sie das Wichtigste immer zuerst machen und das weniger Wichtige erst später. Es gilt die Regel: Das Dringende ist selten wichtig, das Wichtige selten dringend!