Businesstipps

Kaizen: Kontinuierliche Verbesserung im Büro

Lesezeit: 3 Minuten Büro und Ordnung scheinen manchmal einfach nicht zusammen zu passen. Das japanische Ordnungsprinzip "Kaizen" gibt Anregungen zur Verbesserung - auch in Ihrem Büro.

3 min Lesezeit

Kaizen: Kontinuierliche Verbesserung im Büro

Lesezeit: 3 Minuten

Der Begriff Kaizen kommt aus dem Japanischen. Er setzt sich zusammen aus Kai = Veränderung, Wandel und Zen = zum Besseren. Gemeint ist damit die schrittweise und stetige Verbesserung von Abläufen, Produktionsverfahren oder Produkten durch alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Gerade im Büro lassen sich die grundlegenden Gedanken von Kaizen sehr gut anwenden. Dort hat sich oft die Bezeichnung "Büro-Kaizen" eingebürgert.

Kaizen als neue Denkweise im Büro
Kaizen ist weniger eine konkrete Methode. Kaizen ist viel mehr eine allgemeine Denkweise, die Sie verinnerlichen und bei Ihren Aktivitäten verwirklichen sollen. Masaaki Imai, der diese Denkweise in Deutschland besonders bekannt machte, beschreibt es so: “Die Botschaft von Kaizen heißt, es soll kein Tag ohne irgendeine Verbesserung im Unternehmen vergehen.” Dabei sehen die grundlegenden Gedanken von Kaizen generell und natürlich auch im Büro auf den Punkt gebracht so aus:

Diese 3 "M" vermeiden

Diese 5 "S" einführen

  • Muda = Verschwendung
  • Muri = Überlastung
  • Mura = Abweichung/weg damit

 

  • Seiri = Ordnung
  • Seiton = jedes Ding an seinen Platz
  • Seiso = Sauberkeit
  • Seiketsu = persönlicher Ordnungssinn
  • Shitsuke = Selbstdisziplin

Büro-Kaizen
Die Umsetzung von Kaizen im Büro erfolgt in der Regel in fünf Schritten:

  1. Durch Aussortierung und Entsorgen entstehen Sauberkeit und Ordnung.
  2. Standards (Büroregeln, Ablage, Formularen etc.). in der Organisation sorgen für Ordnung und dass jedes Ding seinen Platz hat.
  3. Arbeitsabläufe sind zu analysieren und zu vereinfachen.
  4. Selbststeuerung durch Eigenverantwortung und Selbstdisziplin der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  5. Kaizen-Kennzahlen schaffen, um die kontinuierliche Verbesserung "sichtbar“ zu machen.

Kaizen-Checkliste für Ihr Büro
Vielleicht wollen Sie keinen Kaizen-Prozess in Ihrem Büro komplett umsetzen, aber einige Ideen würden Sie schon interessieren? Dann ist diese Kaizen-Checkliste für Sie und Ihr Büro vielleicht eine erste Fundgrube:

  • Der Fußboden in Ihrem Büro ist aufgeräumt.
  • Es gibt keine Stapel und voll gekramten Ecken. Lediglich Möbel, Rechner und Papierkorb stehen auf dem Fußboden.
  • Ordner, Dokumente oder Büromaterialien, die Sie gerade nicht benötigen, liegen nicht herum. Sie haben einen festen Platz.
  • Computer, Tastatur oder Drucker sind keine Ablageflächen.
  • Ihre Standardformulare sind für Sie und Kollegen und Kolleginnen einfach und schnell zu finden.
  • Wenn Sie viel Post und Aufträge in Papierform erhalten, benötigen Sie eine Ablage für alle Dokumente die über den Tag eingehen. Ihr Posteingang sollte nach Wichtigkeit sortiert sein.
  • Jedes Ablagefach in Ihrem Büro muss eindeutig beschriftet sein.
  • Alle Dokumente werden nach der Bearbeitung in die entsprechenden Ablagen einsortiert. (Papierform oder elektronisch, denken Sie auch an Ihr E-Mail-Postfach).
  • Sie sortieren alle Büromaterialien wie Stifte, Locher, Büroklammern, etc. griffbereit ein.
  • In Ihrem Büro kleben keine Merkzettel wahllos an diversen Gegenständen. Schaffen Sie sich dafür ein Whiteboard oder Pinnwand an.
  • Sie sind für die Übersichtlichkeit und Ordnung Ihres Bereiches verantwortlich.
  • Sie bringen kein Dokument ohne Daten wie Name, Datum, Versionsnummer etc. in Umlauf.
  • Ihre Schubladen, Ordner und Ablagen sind in Ihrem Büro eindeutig beschriftet.
  • Alle Ordner oder Hängemappen in den Schränken haben Sie so beschriftet, dass jeder Kollege benötigte Unterlagen finden kann.
  • In Bereichen, in denen Sie Besuch empfangen, haben Sie Informationen über Ihr Unternehmen und die Produkte ansprechend bereit gelegt.

Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer Aufgabenliste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Tragen Sie sich Veränderungspunkte fest in Ihren Terminkalender ein. Nehmen Sie sich nicht zu viel auf einmal vor.

Lieber in kleinen Schritten nach und nach ankommen, als sich mit Schnellschüssen und Hauruck-Aktionen selbst zu überfordern. Begrenzen Sie aus dem Grund beispielsweise Ihre Auswahl auf drei Punkte, die Sie verändern wollen. Legen Sie sich für die nächsten Punkte diesen Artikel auf Termin, damit die neue Ordnung im Büro nach und nach Wirklichkeit wird.

Vielleicht ist auch in diesen Artikeln noch etwas für Sie dabei?

Büroorganisation während Ihrer Urlaubszeit
Wenn die normale Arbeitsorganisation für Sie nicht passt
Arbeitsorganisation für Verwaltungsmuffel (Teil 1)

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):

Bitte warten...

PPS: Ihnen hat der Beitrag besonders gut gefallen?

Unterstützen Sie unser Ratgeberportal: