Wiedervorlagemappe, Hängeregistratur oder Ablage sind Begriffe, bei denen Sie am liebsten Reißaus nehmen würden? Sie wollen einfach nur Ihren Job gut machen, ohne sich im Papierkram zu verlieren? Je einfacher und unkomplizierter desto besser, scheint Ihre Devise zu sein.
Dann könnte das nachfolgende System vielleicht Ihre Arbeitsorganisation vereinfachen. Die Arbeitsorganisation mit fünf Kisten wird einem schwedischen Pfarrer zugeschrieben. Das System soll auch bei echten Verwaltungsmuffeln gut funktionieren.
5 + 1 sind der Start Ihrer Arbeitsorganisation
Sie brauchen 5 große Kisten, in die jeweils bis zu 30 cm hohe Papierstapel passen. Eine Kiste darf für das Aufräumen und Ordnung schaffen auf Ihrem Schreibtisch gern größer sein: Die Kiste für Altpapier. Im ersten Schritt geht es jetzt erst einmal an das Aufräumen. Nehmen Sie sich alle Stapel auf und um Ihren Schreibtisch herum vor, ebenfalls alle Stapel auf Sideboards und Regalen. Das System, nach dem Sie aufräumen und später arbeiten ist einfach. aber genial:
- Eingang
- zu erledigen
- zu lesen
- abzulegen
- Ausgang
Schauen wir uns das Aufräumen und die Kisten im Detail an.
Kiste 1 Ihrer neuen Arbeitsorganisation: Eingang
Hier und nur hier kommt alles an Papier hinein, was den Weg zu Ihnen findet: die neue Post, Papiere von Kollegen und Vorgesetzten, Zeitschriften etc. Mit Ihrer ersten Kiste ist sichergestellt, dass nichts verloren geht, wenn Sie den Schreibtisch aufräumen. Für das Aufräumen ist es "erlaubt", wenn durch viele vorherige Stapel diese Kiste erst einmal überquillt. Die Unterlagen werden zum Aufräumen aber erst einmal hier gesammelt.
Je höher der "Turm" desto mehr Unordnung und Chaos haben eventuell vorher den Ton angegeben. Aber das gehört ja jetzt der Vergangenheit an, denn die Kisten "5 plus 1" machen damit Schluss!
Kiste 2 Ihrer neuen Arbeitsorganisation: zu erledigen
In diese Kiste kommt grundsätzlich all das, was einen weiteren Arbeitsschritt erfordert. Egal, ob es ein Antwortschreiben oder einen Anruf betrifft, ob Sie noch etwas ausfüllen, etwas verfassen oder konzipieren müssen: Erst einmal findet sich alles in Kiste 2 ein. Ich kann Ihnen jetzt schon sagen: Sie wird in Zukunft die wichtigste Kiste Ihres Schreibtisches.
Kiste 3 Ihrer neuen Arbeitsorganisation: zu lesen
Kiste 3 löst vielleicht schon Vorfreude beim Aufräumen und späteren Befüllen aus. Hier hinein kommen nämlich alle Schriftstücke, Zeitungen, Werbung usw., die Sie sich "bei Gelegenheit" noch etwas näher ansehen wollen. Oft genügt ein einfaches Lesen. Für die Unterlagen in dieser Kiste ist kein weiterer Arbeitsschritt zu tun. Hier sammeln Sie Fachartikel oder neue Gesetzesbestimmungen sowie alles, was es an Lesefutter für Sie gibt.
Im nächsten Teil informiere ich Sie über Kiste 4 und 5 und wie Sie wirklich aufräumen und systematisch arbeiten können. Aber: einfach und ohne großen Aufwand.
Vielleicht ist auch in diesen Artikeln noch etwas für Sie dabei?