Für Selbstständige als „Einzelkämpfer“ ist die beschriebene Lösung mit dem Signatur-Assistenten oft ausreichend. Denn der oder die Selbstständige kennt das eigene Business bestens und ist über alle Bereiche und Aktionen auf dem Laufenden. Wenn beispielsweise der Tag der offenen Tür, auf den in einem Textbaustein hingewiesen wurde, gelaufen ist, wird er einfach gelöscht. Oder noch besser: Gleich umbenannt und umgetextet und als „Dankeschön an die Besucher“ oder „So war’s für alle, die nicht dabei waren“ werblich noch eine kurze Zeit ausgebaut.
Wie gesagt: Selbstständige sind da informiert und flexibel. In mittleren und größeren Unternehmen ist es sinnvoll, diese Signaturen zu vereinheitlichen. Andernfalls versendet jeder Mitarbeiter „was er meint“ und im schlechtesten Fall gar nichts oder veraltete Informationen.
Zentrale Lösungen für die professionelle E-Mail-Signatur
Wer zentrale Lösungen braucht, sollte über eine professionelle Lösung nachdenken. In meinem Artikel Professionelle E-Mails – Marketing pur habe ich dies beschrieben. Hier noch einmal zwei Punkte, die mir besonders wichtig sind: Markting-Fachleute in Unternehmen brauchen eine komfortable Möglichkeit, Botschaften einheitlich, automatisiert und termingerecht in E-Mails einfließen zu lassen.
Das, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen, ist, dass sie sich nicht um Marketing-Botschaften kümmern müssen, sondern sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Und wie so oft ist hier eine Software die Schnittstelle. Denn eine entsprechende Software sorgt dafür, dass zentral und termingerecht aufbereitete Botschaften, Produkt- oder Veranstaltungshinweise einheitlich in allen ausgehenden Mails an allen Arbeitsplätzen gesetzt sind. Ohne dass die Mitarbeiter „einen Handschlag machen müssen“.
Jetzt sind Sie dran – E-Mail-Signatur für die Selbst-PR nutzen
Ich habe Ihnen aufgezeigt, dass neben den vorgeschriebenen Absender-Informationen auch Informationen und Werbebotschaften im täglichen E-Mail-Schriftverkehr per Signatur eingebaut werden können. Einmal kann dies über Outlook erfolgen. Eine kostenfreie Software habe ich Ihnen zusätzlich vorgestellt.
In Kombination mit Outlook haben Selbstständige und kleine Unternehmen sicher gute Möglichkeiten, ihre Selbst-PR „aufzupeppen“. Größere Unternehmen brauchen hier mehr automatische Steuerung, die die „richtige“ Botschaft mit korrekten Daten einheitlich steuert. Wie sieht Ihre Bilanz aus in Sachen Selbstdarstellung und automatischer Kundeninformation? Sind Sie noch recht unbedarft und eher etwas unbedarft mit Programm downloaden und einrichten?
Dann beginnen Sie doch mit der Outlook-Signatur, sofern Sie das Programm sowieso verwenden. Für alle Solo- und Kleinunternehmen: Machen Sie doch mit dem SmartTools Disclaimer & Signatur-Assistent 2.0 eine Probephase. Dann wissen Sie, ob Ihre kontinuierliche Selbstdarstellung noch ein zusätzliches, brauchbares Medium mit den E-Mail-Signaturen gefunden hat.
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