Arbeiten Sie mit Checklisten und Kontaktlisten!
Checklisten zur Pressearbeit und zum Messeauftritt finden Sie als Vorlagen auch hier im Portal. Diese sind im Projektmanagement unerlässlich. Manchmal ist es nur eine Rolle Klebeband, die Sie vergessen haben und aufwändig besorgen müssen, weil sie auf keiner Liste stand. Das verursacht unnötigen Zeitverlust.
Ob Sie beim Erstellen der Checklisten für Ihren Messeauftritt analog, per E-Mail oder gleich in der Cloud arbeiten, halte ich für Geschmackssache. Es muss einfach nur funktionieren. Da ist eine ausgedruckte Excelliste oft schon ausreichend. Ganz wichtig: Speichern Sie Checklisten als Vorlage für spätere Messeauftritte! Sie glauben nicht, wie viele Unternehmen, Jahr für Jahr danach suchen und nichts wiederfinden.
Jeder im Projektteam hat eine Aufgabe. Interne und externe Dienstleister müssen erreichbar sein. Die entsprechende Kontaktliste gehört vollständig und aktuell in die Hand eines jeden Team-Mitglieds. Die Handynummer des Geschäftsführers ist dabei kein Herrschaftswissen, sondern eine wichtige Verbindung von der Messeleitung zur Unternehmensführung.
Checklisten zu erstellen, muss nicht aufwändig sein
Checklisten entstehen in meinen Projektteams immer nebenbei. Vom ersten Meeting an werden alle wichtigen Utensilien, Termine, Dokumente gesammelt bzw. aufgeschrieben. So entsteht zunächst ein ungeordneter Haufen Begriffe. Das können sehr viele sein, versucht man an alles zu denken. Und Sie sollten an alles denken! Schließlich ist der Messeauftritt eins der wichtigsten und zugleich auch teuersten Instrumente der Unternehmenskommunikation.
Was muss z. B. auf der Checkliste stehen?
- Tesafilm
- Standplan
- Sanikasten
- PowerPoint-Präsentation
- Kaffeemaschine (wenn erlaubt)
- Zucker
- Roll-Up
- Messewand …
Um Ordnung in die Checkliste zu bringen gruppiere ich die Begriffe in verschiedenen Kategorien und sortiere sie danach gruppenweise alphabetisch. Richtig vollständig wird sie erst mit der Zuordnung eines Verantwortlichen. Die beste Checkliste nutzt Ihnen nichts, wenn sie niemand abarbeitet. Nichts vergessen? Dann viel Erfolg auf Ihrer Messe!
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