Praxistipps Verein

Eventmanagement: Planung und Checkliste

Auch beim Eventmanagement im Verein ist eine gute Planung das A und O. Wer hier nicht genau weiß was zu tun ist, gefährdet das komplette Event.

Das Gute an richtiger Planung ist, dass man sich auf ein entspanntes Event als Organisator freuen darf. Das Schlechte jedoch ist, dass nur ein Fehler zum Scheitern einer kompletten Veranstaltung reichen kann. Schon im Vorfeld muss klar sein, wer was zu welcher Zeit an welchem Ort macht und wie die Strukturen vom Catering bis zum eigentlichen Event vor, während und nach der Veranstaltung koordiniert sind.

Eventmanagement: Checklisten helfen bei der Planung
Eines der wichtigsten Hilfsmittel sind Check- und Planungslisten. Je nach Art der Veranstaltung sollten Sie sich ein ganz genaues Bild davon machen, was Sie alles für die Durchführung Ihres Events benötigen. Dabei ist es wirklich hilfreich ganz zu Beginn ein Organigramm aufzustellen, das alle Verantwortungsgebiete darstellt und die Hierarchieebenen untereinander wiedergibt. Eine Methode zur Planung ist die systematische Abarbeitung des Organigramms.

Bilden Sie beim Eventmanagement klare Strukturen in Ihrer Planung
Nutzen Sie Checklisten, um die einzelnen Schritte zu planen. Das Stichwort sollte hier "von A bis Z“ lauten. Also von A wie Abfalleimer bis Z wie Zuschließen der Eventlokalität. Alles muss organisiert sein.

Erstellen Sie Checklisten
Machen Sie zu jedem Punkt in Ihrem Organigramm eine Checkliste. Beim ersten Event ist das eine zeitraubende Angelegenheit. Aber spätestens bei der zweiten Veranstaltung geht die Planung mindestens doppelt so einfach von der Hand. Überlegen Sie sich bei Ihren Checklisten, woran Sie alles denken müssen: 

  1. Zuständigkeiten
  2. Zeitraum
  3. Art (Anlass/Thema, Tagung, Gala etc.)
  4. Titel
  5. Ort (Checkliste zum Location-Check)
  6. Ziele definieren (Image, Bekanntheit, Motivation, Teambildung)
  7. Wer ist die Zielgruppe?
  8. Welche Dienstleister muss ich beauftragen? Z. B. Technik, Catering, Hostessen, Polizei, Feuerwehr, DRK, Betreuer, Volunteers, Referenten, Moderatoren, Fotografen, Verkäufer, Aushilfen, Ordner, Security etc.
  9. Welche Partner können Sie mit ins Boot nehmen?
  10. Auflagen/Genehmigungen (GEMA etc.
  11. Veranstaltungsraum (z. B. Bestuhlung, Technik, Bewirtung)
  12. Rahmenprogramm
  13. Einladungen
  14. Öffentlichkeitsarbeit
  15. Print-Medien-Koordination
  16. Versicherungen

Für die Checklisten können ja nach Eventgröße weitere Punkte relevant sein. Nachdem man weiß, dass man alles geordert und reserviert hat, geht es darum, den zeitlichen Ablauf vorzubereiten. Wer macht was wann zu welcher Zeit? Dies können Sie in einem Zeitablaufplan ebenfalls zu jedem relevanten Punkt im Organigramm oder aus der Checkliste ausarbeiten. Denn früher oder später muss sowieso darüber beraten werden, wer etwas macht.

Ohne detaillierte Zeitpläne ist eine genaue Planung nicht machbar. Sie dienen dazu, die Übersicht zu wahren und nicht ein und dieselbe Person an zwei Orten zur gleichen Zeit einzusetzen.

Wenn Sie systematisch vorgehen und Ihrem Event klare Strukturen zuweisen, kann eigentlich nichts mehr schief gehen. 

Im nächsten Teil informiere ich Sie über das Organisieren im Eventmanagement.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Thomas Barwinski