Auch wenn Sie es schon tausendmal gemacht haben: Im stressigen Alltag entstehen schnell Routinefehler – insbesondere bei der Steuerung komplexer Prozesse und Aufgaben, wie beispielsweise dem Eventmarketing und der Veranstaltungsorganisation.
Mithilfe von Checklisten können Sie Ihre Arbeitsprozesse strukturieren, Termine im Blick behalten, offene Arbeitspakete erkennen. Vor allem helfen Checklisten dabei, dass Sie nichts Wichtiges vergessen.
Der Aufbau Ihrer Eventmarketing-Checkliste
Wie Sie Ihre Checkliste aufbauen, hängt ganz von Ihnen ab. Es bietet sich an, die Checkliste entweder nach Arbeitspaketen oder nach der zeitlichen Abfolge der Aufgaben zu strukturieren.
Folgende Punkte sollte Ihre Checkliste in jedem Fall enthalten:
- Rahmendaten – Um welche Veranstaltung geht es? Wann und wo findet diese statt?
- Aufgabe – Was ist genau zu tun? Wie lautet die Aufgabe?
- Phase – Gehört die Aufgabe zur Vorbereitung, zur Veranstaltungsdurchführung oder zur Nachbereitung?
- Zuständigkeit – wer ist für diese Aufgabe verantwortlich? Wer ist Entscheider?
- Termin – Welche Deadline ist zu beachten? Bis wann muss die Aufgabe spätestens erledigt sein?
- Status – Ist die Aufgabe bereits erledigt? Steht noch eine Entscheidung aus oder ist dieser Punkt noch gänzlich unbearbeitet?
Nicht jede Messe oder jedes Event ist gleich.
Erstellen Sie deshalb eine Master-Liste, in der alle Aufgabenpakete aufgenommen sind, die bei der Messe- und/oder Veranstaltungsplanung anstehen: von der Zielgruppendefinition über die Bestellung von Namensschildern bis hin zum Blumenbouquet für den Gastredner. Streichen Sie dann einfach die Punkte, die für das aktuelle Projekt nicht relevant sind.
Wo findet man Event-Checklisten?
Erfinden Sie das Rad nicht neu. Im Internet findet man eine Vielzahl von Checklisten zum Eventmarketing. Stellen Sie sich am besten aus diesen Vorlagen und natürlich Ihrer persönlichen Erfahrung Ihre individuelle Checkliste zusammen. Ergänzen Sie einfach je nach Bedarf.
Hier finden Sie ein Beispiel für eine Checkliste zur Veranstaltungsplanung.
Praxistipp:
Legen Sie die Checkliste an einem zentralen Ort ab und bearbeiten Sie immer nur diese eine Version – das gilt insbesondere, wenn mehrere Personen eine Checkliste bearbeiten. So vermeiden Sie unterschiedliche Versionsstände und jede Menge Verwirrung.
Lassen Sie außerdem die Erfahrungen von aktuellen Veranstaltungen in Ihre Master-Checkliste einfließen. Fällt Ihnen bei der Organisation auf, dass ein bestimmter Punkt nicht in der Liste steht, dann nehmen Sie diesen in der Masterliste für spätere Events auf.