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Last Minute-Tipps für einen stressfreien Messeauftritt

Lesezeit: 2 Minuten Messeauftritte gehören zu den Standardaufgaben der PR. Allerdings können sie sehr stressig werden, denn Messezeit ist immer mit Zeitdruck verbunden. Improvisationskunst ist in den letzten Tagen und Stunden oft gefragt. Die folgenden Praxiserfahrungen helfen Ihnen, dass der Messestand rechtzeitig steht, Drucksachen pünktlich da sind und unvorhergesehene Ereignisse das Messeprojekt nicht gefährden.

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Last Minute-Tipps für einen stressfreien Messeauftritt

Last Minute-Tipps für einen stressfreien Messeauftritt

Lesezeit: 2 Minuten

Setzen Sie Deadlines immer etwas früher an!

Zu den Klassikern bei verpatzten Messeauftritten gehören zu spät oder gar nicht gelieferte Werbemittel. Das liegt daran, dass in der Produktionskette Termine falsch gesetzt wurden. Eine Messebroschüre muss beispielsweise – ich fange bewusst von hinten an – geliefert, eventuell ein zweites Mal gedruckt, abgenommen, gedruckt, neugestaltet, verworfen, gestaltet und entworfen werden.

Haben Sie die zusätzlichen Schleifen bemerkt? Sie passieren fast immer. Und Sie kommen als Leiter Öffentlichkeitsarbeit in Teufels Küche, wenn Sie dem Grafiker bis zwei Tage vor der Messe Zeit geben. Planen Sie unbedingt mit Fristen und Nachfristen! Beginnen Sie dabei von hinten und lassen Sie bei jedem einzelnen Schritt noch etwas Luft. Besser Sie erhöhen den Druck auf Dienstleister schon im Vorfeld, als dass Sie hinten ‚raus derjenige sind, der im Regen steht.

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Termine setzen für den Messeauftritt

Durch die Leitung und Beratung von Projektteams, unter anderem auch für Messen in Deutschland und den USA habe ich gemerkt, dass Termine eine heikle Angelegenheit sind. Denn setzen Sie Ihre Deadlines zu früh an, werden Teammitglieder und externe Dienstleister Sie schnell durchschauen und darauf vertrauen, dass noch ein paar Nachfristen bleiben.

Vermeiden Sie also überzogene Forderungen und zu kurzfristige Termine. Deadlines müssen begründet sein. Eine Fracht für die Messe hat nun mal ihre Laufzeit und ein bis zwei Tage Sicherheit sind realistisch. Auch Drucksachen brauchen ihre Zeit. Entwürfe und ihre Korrekturen auch. Allein bei der Produktion von Messe-Drucksachen ergeben sich mehrstufige Deadlines mit 4 bis 6 Terminen, die nacheinander alle eingehalten werden müssen, um nicht am Ende ohne Broschüren oder Flyer dazustehen.

Sollte es wirklich knapp werden, müssen Prioritäten gesetzt und Entscheidungen getroffen werden. Dafür ist ein Plan B von Vorteil, den nur die Projektleitung kennen sollte. Sonst verlassen sich schlimmstenfalls andere darauf.

Lesen Sie in dieser Serie, wieso Deadlines dann tödlich sind, wenn Sie zu knapp gesetzt werden, warum Checklisten unabdingbar sind, was ein Troubleshooter im Team für Aufgaben hat und warum Sie immer mit den Schlimmsten rechnen sollten.

Bildnachweis: rcfotostock / stock.adobe.com

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