Was bedeutet WWBA-Technik?
Diese Technik reduziert die Möglichkeiten, die Sie haben, um Ihre Unterlagen zu sortieren auf vier. Dabei handelt es sich um die Optionen:
- Wegwerfen
- Weiterleiten/Delegieren
- Bearbeiten oder
- Ablegen
Merken Sie sich zuallererst die Grundregel, dass Sie keine Alternative zu diesen vier Möglichkeiten haben. Notieren Sie sich diese am besten auf ein Post-it und befestigen Sie es an Ihrem Bildschirm im Büro.
Büroorganisation: Wegwerfen
Oberste Priorität hat es, sich von Dingen zu trennen. Um Herr über die Papierflut zu werden, müssen Sie Ballast abwerfen. Wenn Ihr Papierkorb nur winzig ist, legen Sie sich einen möglichst großen zu, damit Sie nichts Unwichtiges auf dem Schreibtisch behalten, weil kein Platz im Papierkorb ist.
Wegwerfen können Sie,
- was Sie ohne Probleme ersetzen können, wenn Sie es noch einmal brauchen;
- was nur von geringem Interesse ist (zum Beispiel eine Einladung, die Sie nicht annehmen können);
- Dinge, die Sie nur zur Kenntnis nehmen sollten und die nur zur Info waren;
- was Sie schon so lange Zeit aufbewahren, dass Sie gar nicht mehr wissen, was Sie damit wollten.
Weitergeben können Sie,
- was nicht in Ihren Aufgabenbereich fällt;
- worüber jemand anderes besser Bescheid weiß;
- was jemand anderes günstiger erledigen kann.
Wenn Sie wissen, dass Sie etwas delegieren können, erledigen Sie dies sofort. Wenn Sie diese Aufgabe vergessen, entdecken Sie sie womöglich erst dann wieder, wenn Zeitdruck herrscht und Sie es doch selbst erledigen müssen.
Bearbeiten können Sie,
was wirklich spezifisch Ihr Handeln erfordert. Hier bearbeiten Sie es sofort oder machen sich einen Termin dafür.
Erstellen Sie einen Aufgabenkorb für Dinge, die Sie selbst erledigen müssen. Legen Sie hier auch Hausinterna ab, die eine Aktion von Ihnen erfordern. Schauen Sie Ihren Aufgabenkorb jeden Morgen als erstes durch, damit der Korb nicht selbst zur Ablage wird.
Ablegen können Sie,
was Sie nicht wegwerfen können. Hier sollten Sie so organisiert sein, dass Sie hier jederzeit alles wiederfinden können.
Wenn Ihre Sekretärin die Ablage für Sie übernimmt, machen Sie mit Kürzeln und Farben deutlich, wo es abgelegt werden soll. Wenn Sie häufig Probleme haben, Unterlagen in der Ablage wiederzufinden, sollten Sien Ihr System überdenken. Lesen Sie dazu auch diese Ablage-Tipps.
Sorgen Sie auch in Zukunft dafür, dass Ihr Schreibtisch leer bleibt: Beauftragen Sie Ihre Sekretärin mit der Postbearbeitung. Wenn Sie keine Sekretärin haben, gehen Sie wie folgt vor:
Vorsortieren:
- Postwurfsendungen unten bzw. in den Papierkorb
- Rechnungen zusammen
- Bankpost zusammen
- Korrespondenz und Verträge ganz obenauf
Wenden Sie nun die WWBA-Technik an, um die Post von Ihrem Schreibtisch zu verbannen. Versuchen Sie in Zukunft auch einmal die WWBA-Technik für die Organisation Ihres gesamten Büros anzuwenden. So werden Ihre Schubladen und alle möglichen Fächer wieder übersichtlich und befreit von alten unwichtigen Daten.
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