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Die Arbeitsorganisation der Profis

Lesezeit: 2 Minuten Arbeitsorganisation beginnt meist mit dem Eingang der Post. Natürlich können Sie bei jedem Vorgang genau überlegen, wie Sie ihn bearbeiten. Wenn Sie ein Schema zum Abarbeiten haben, geht die Arbeitsorganisation leichter von der Hand.

2 min Lesezeit

Die Arbeitsorganisation der Profis

Lesezeit: 2 Minuten

Kennen Sie das? Sie erhalten die Post oder eine einzelne Unterlage und wissen nicht so recht, ob Sie es gleich erledigen, denn es hätte auch morgen noch Zeit. Bei einer anderen Unterlage sind Sie nicht wirklich zuständig, aber da Sie auch ungefähr Bescheid wissen, können Sie das Antwortschreiben dazu ja auch fertig stellen.

Oder doch lieber der zuständigen Kollegin geben? Und mit dem nächsten Vorgang sind Sie ganz unentschlossen und legen ihn erst einmal an die Seite.

Arbeitsorganisation heißt Entscheidungen treffen
Wenn Sie sich gut kennen, wissen Sie, dass Sie den Vorgang noch diverse Mal an eine andere Stelle legen oder überlegen, wohin damit. Und oftmals lautet die Entscheidung: Entscheidung vertagt, erst einmal auf einen undefinierten Stapel. Das Problem ist, dass Sie jedes Mal neu entscheiden müssen, was mit welchem Vorgang zu tun ist. Machen Sie es wie die Profis: Halten Sie sich   k o n s e q u e n t   an das System, das ich Ihnen gleich vorstelle und schon sind eine Menge Entscheidungen fast automatisch, aber sinnvoll getroffen.

Wenn ein Schriftstück auf Ihrem Schreibtisch landet, gibt es nur 4 Möglichkeiten, was damit geschehen soll. Bilden Sie also vier Stapel oder schaffen Sie sich dazu eine Mappe mit beschrifteten Registern an oder benutzen Sie Postkörbe. Ein Teil der Postkörbe wird allerdings bei richtiger Anwendung leer sein. Außerdem habe ich Ihnen für den "Notfall" einen fünften Stapel oder Korb vorgeschlagen.

Arbeitsorganisation weg – delegieren – erl. – terminieren – ???
Wie gesagt, ob Sie Körbe, Mappen oder Stapel benutzen, hängt vom Volumen Ihres Posteingangs ab, von Ihrem Platz und wie Sie selbst gern arbeiten. Eventuell reichen auch farbige oder beschriftete Mappen oder Klarsichthüllen, damit Sie schnell eine Sortierung vorgenommen haben. Oder ein Zettel, auf dem einfach nur die Fragen aus der nachfolgenden Tabelle stehen oder die Worte "wegwerfen", "weiterleiten", "sofort erledigen", "terminieren". Wenn Sie eine Sekretärin haben, können Sie sich Ihre Post nach diesem Schema vorsortieren lassen.

Fragen Sie

Diese Unterlagen könnte es betreffen

Ihre Aktion

Ort

1. Kann ich dich wegwerfen?

  • Werbung
  • Besprechungen, an denen Sie nicht teilnehmen
  • erhaltene Kopien "zur Kenntnisnahme"
  • Zeitschriften
  • Kataloge …

wegwerfen

Papierkorb

2. Kann ich dich weiterleiten?

  • alles, was in den Bereich anderer fällt
  • alles, was Sie delegieren können

weiterleiten

Ausgangskorb

3. Kann ich dich sofort erledigen?

4-Minuten-Regel einführen: Alles, was Sie in 4 Minuten Bearbeitungszeit erledigen können, sofort erledigen, beispielsweise

 

  • kurze Rückrufe
  • Sofort-Antworten per Mail oder Fax
  • weiterzuleitende Infos per Telefon …

 

Diesen Korb nach dem Sortieren der Post als erstes leeren bzw. den Stapel in einem Durchgang als erstes Abarbeiten.

sofort erledigen

Korb "Sofort"

4. Wann erledige ich dich?

  • Alle Aufgaben, die heute im Laufe des Tages oder in nächster Zeit erledigt werden, müssen eingeplant werden.   gehören in den To-do-Korb.

terminieren

Korb "to do"

5. Was ist mit dir?

  • Manchmal hat man einen Vorgang, mit dem man nicht so recht weiß, wie und was zu tun ist.
  • Legen Sie sich für solche Fälle einen Extrakorb an und beschriften Sie ihn, beispielsweise mit ???.
  • Analysieren Sie, welche Vorgänge Sie dort einschieben. Finden Sie heraus, welche Gemeinsamkeit die Dokumente haben.
  • Schaffen Sie Abhilfe, so dass Sie diesen 5. Korb im Laufe der Zeit nicht mehr brauchen.

analysieren und abarbeiten

Korb "???"

 

Jetzt sind Sie dran – Arbeitsorganisation
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps und machen Sie einen Abgleich mit Ihrem Vorgehen. Womit können Sie sich in Ihrer Arbeitsorganisation verbessern? Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen – und tun Sie es dann.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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