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Tagesgeschäft und Projektarbeit: Aufgaben schnell erledigen

Tagesgeschäft und Projektarbeit konkurrieren vor allem um eines: um Ihre Zeit. Dabei kommt die Projektarbeit oft ins Hintertreffen, denn die 1000 Dinge des Tagesgeschäfts finden mehr Beachtung, als Projektaufgaben, die noch nicht dringend sind. Und wieder ist ein Tag vorbei, ohne das Projekt vorangebracht zu haben. Statt "das hat ja noch Zeit" favorisieren Sie doch die Haltung "weg ist weg!" Hier erfahren Sie, wie Sie Aufgaben schnell erledigen können.

Tagesgeschäft und Projektarbeit: Aufgaben schnell erledigen

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Tagesgeschäft und Projektarbeit: Aufgaben schnell erledigen

Kennen Sie das? „Die Aufstellung hat noch Zeit, da mache ich erst was anderes.“ Viele Menschen sind froh, wenn sie in ihrem Aufgabenbereich Aufgaben haben, deren Erledigung nicht dringend ist. Doch wenn es um Projekte geht, ist diese Strategie nicht die allerbeste. Sowohl beim Tagesgeschäft als auch bei der Projektarbeit gilt für die meisten Menschen: Zeit ist knapp. Man könnte auch sagen, dass Projektarbeit und Tagesgeschäft um Ihre Aufmerksamkeit konkurrieren.

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Tagesgeschäft und Projektarbeit – was ist der Unterschied?

Das Tagesgeschäft ist in der Regel bunt, abwechslungsreich und wenig planbar. Telefonieren, mailen, besprechen, sich um Kunden kümmern. Zu Recht lieben viele Menschen das als durchaus kurzweilig. Außerdem ist es befriedigend, weil Sie die Aufgaben erledigen und schnell abschließen können. Man sieht, was man geschafft hat. Zudem bringt es auch eine gewisse Anerkennung mit sich.

Projektarbeit ist im Gegensatz dazu längerfristig angelegt und mit vielen kleinen Schritten und Details versehen. Es gibt Planungs- und Umsetzungsphasen mit Meilensteinen und in der Regel eine detaillierte Aufgabenliste mit Terminplanung. Das heißt: Projektarbeit lässt sich im Gegensatz zum Tagesgeschäft besser planen. In der Regel ist es klar, bis zu welchem Termin Sie was erledigt haben müssen.

Und darin liegt auch gleich die größte Gefahr. Denn der Termin ist in der Regel nicht heute und auch nicht morgen. Deshalb werden Projektaufgaben auch gern aufgeschoben. Denn man denkt sehr schnell, dass das ja keine Eile habe, weil es ja erst am 12. des Monats fertig sein muss. Doch hinterfragen Sie dieses Verhalten kritisch.

Aufgaben erledigen: Was wech ist, ist wech!

Statt „Wie schön, das hat ja noch Zeit“ gewöhnen Sie sich ruhig das Prinzip „was weg ist, ist weg!“ an. Ich gehe davon aus, dass Sie die Termine und To-do’s für die verschiedenen Projekteschritte und Projektaufgaben eingeplant haben und normal abarbeiten. Doch statt diese Termine auf sich zukommen zu lassen und die Aufgabe erst anzugehen, wenn sie ansteht, nutzt das Prinzip „was weg ist, ist weg“ jede kleine Möglichkeit, etwas im Projekt zu erledigen.

Und ergreifen Sie wirklich jede Gelegenheit, um Ihre Projekte auch in kleinen Schritten voran zu bringen und Aufgaben zu erledigen. Setzen Sie die Hürde nicht unendlich hoch, sondern schauen Sie auf die kleinen Lücken, die entstehen. Zudem können Sie kleine, gut zu händelnde Zeiten und Routinen einplanen, so dass Sie nicht zu viel Zeit vom Tagesgeschäft abzapfen, aber auch ausreichend ihre Projekte berücksichtigen.

Wie kann das aussehen?

  • Eine Besprechung wird kurzfristig verschoben, fällt aus oder wird früher beendet. Nutzen Sie diese Zeit, um Kleinigkeiten und Aufgaben an Ihrem Projekt zu erledigen.
  • Ein Kunde steht im Stau. Sie erledigen in der Wartezeit den nächsten kleinen Projektschritt.
  • Wenn Sie aus der Mittagspause kommen, arbeiten Sie erst einmal 20 bis 30 Minuten an Ihrem Projekt.
  • Sie haben einen schlechten Tag für Kundenkontakte und Akquise? Natürlich können Sie sich dann „zwingen“, Ihr geplantes Programm abzuarbeiten. Oft ist es die bessere Strategie, eher „kundenferne“ Tätigkeiten zu erledigen. Also Schreib- und Planungsaufgaben für Ihr Projekt zu erledigen.

Fast nebenbei treiben Sie Ihr Projekt voran

Die Vorteile des weg ist weg-Prinzips liegen vor allen Dingen darin, dass Sie fast „“nebenbei“ kleine Projektschritte und Aufgaben erledigen und so den Meilensteinen im Projekt immer näher kommen. Und das „gefühlt“ ganz nebenbei.

Außerdem bleiben Sie kontinuierlich mit dem Projektthema in Kontakt. Sie kennen das wahrscheinlich auch, dass man nach einigen Tagen „Nur-Tagesgeschäft“ eine längere Anlaufzeit hat, sich wieder im Projekt zu Recht zu finden. Man ist mehr oder weniger raus aus dem Thema. Wenn Sie aber Kleinigkeiten mit der Haltung „weg ist weg“ erledigen, bleiben Sie dem Projektthema besser verhaftet und „springen“ schneller rein und raus.

Jetzt sind Sie dran – Prinzip „weg ist weg!“

Wie könnten Sie das Gelesene für Ihren eigenen Arbeitsbereich umsetzen? Welche Möglichkeiten sehen Sie für sich selbst? Machen Sie sich klar: Wenn Sie im Tagesgeschäft am Rotieren sind, wird das schnelle erledigen von Telefonaten, während man auf den sich verspätenden Kunden wartet, Ihren Tagesplan nicht wirklich entlasten. Die Viertelstunde könnte in Ihrem Projekt sogar besser investiert sein.

Mein letzter Tipp für Sie: Wenn Sie eine Projektteilaufgabe beenden oder die Projektzeit für ihre Aufgaben um ist, notieren Sie sich darunter, was Sie als nächstes erledigen wollen. Also: Was sind die nächsten drei Schritte, wenn Sie an dieser Stelle beim nächsten Mal weiterarbeiten? So können Sie beim nächsten Mal den Faden schneller wieder aufnehmen. Das „Rein- und Rausspringen“ wird so zur Gewohnheit.

Gutes Gelingen! Ich bin Wera Nägler und ich wünsche Ihnen viel Energie beim Umsetzen.

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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