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Bereiten Sie sich jetzt auf Elster-Lohn II vor

Lesezeit: 2 Minuten Ab 2012 soll das neue Elster-Lohn-II-Verfahren eingeführt werden. Damit werden die Papier-Lohnsteuerkarten endgültig abgeschafft. In diesem und in weiteren Artikeln erfahren Sie, welche Vorbereitungen Sie bereits jetzt für Elster-Lohn II treffen sollten, damit Sie die Daten rechtzeitig von der Finanzverwaltung erhalten.

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Ende der Lohnsteuerkarte durch Elster-Lohn II

Das Aus der Lohnsteuerkarte ist eigentlich schon seit Ende 2010 eingeleitet, denn die Lohnsteuerkarten auf Papier wurden für das Jahr 2010 letztmalig ausgestellt. Im Jahr 2011 waren diese zwar übergangsweise noch weiterhin gültig, aber ab 2012 sollen sie nunmehr vollends verschwinden und durch ein neues elektronisches Verfahren abgelöst werden – das Elster-Lohn-II-Verfahren.

Um an diesem neuen Verfahren teilnehmen zu können, sollten Sie sich als Betrieb rechtzeitig fit für den Jahreswechsel machen. Wir zeigen Ihnen hier, wo Sie ansetzen sollten.

Der Betrieb braucht eine Authentifizierung für Elster-Lohn II

Damit der Betrieb am Verfahren teilnehmen kann, muss er sich authentifizieren lassen. Diese Authentifizierung erfolgt über eine Datei, einen Elster-Stick oder eine Smart-Card. Wichtig dabei ist zu wissen, dass für den Elster-Stick und für die Smart-Card zusätzliche Kosten auf Sie zukommen. Das Elster-Basis-Zertifikat als Datei (ELSTER Basis) erhalten Sie kostenlos.

Die positive Nachricht dabei ist allerdings, dass die meisten Betriebe diese Authentifizierung bereits haben. Denn die Lohnsteuer-Bescheinigungen können nur mittels dieser Authentifizierung (pfx-Datei) an die Finanzverwaltung im elektronischen Verfahren gesendet werden. Prüfen Sie deshalb in Ihrer Lohnsoftware, ob Sie diese Authentifizierung bereits hinterlegt haben. Sofern Sie die Authentifizierung noch nicht besitzen, registrieren Sie sich umgehend auf dem Elster-Online-Portal.

Steuer-Identifikationsnummern der Arbeitnehmer

Damit Sie die ELStAM (elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale) Ihrer Arbeitnehmer online abfragen können, benötigen Sie neben dem Namen und dem Geburtsdatum auch die Steuer-Identifikationsnummern (Steuer-ID) Ihrer Arbeitnehmer. Prüfen Sie bitte in Ihrer Lohnsoftware, ob Sie diese für alle steuerpflichtigen Arbeitnehmer hinterlegt haben.

Übrigens: Für Minijobber, die nach der 2-prozentigen Pauschalsteuer versteuert werden, ist die Steuer-ID nicht erforderlich, da die ELStAM nur die Arbeitnehmer erfassen, die mit Steuerklasse abgerechnet werden. Die Minijobber bleiben also bei Elster-Lohn II außen vor.

Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber bei Elster Lohn II

Ein weiteres Kriterium für den Abruf der ELStAM ist die Lieferung eines Kennzeichens "Haupt- oder Nebenarbeitgeber". Mittels dieses Kennzeichens steuert die Finanzverwaltung die Zugriffsrechte der abfragenden Betriebe auf die ELStAM-Datenbank. Fragen Sie daher bereits vor dem Jahreswechsel Ihre Arbeitnehmer, ob Sie der Haupt- oder Nebenarbeitgeber sind, sodass Sie dieses schon wissen, wenn die Lohnsoftware Sie danach fragt.

Software-Updates bei Elster-Lohn II beachten

Da die vergangenen elektronischen Verfahren nicht ohne Schwierigkeiten gestartet sind, sollten Sie auch bei Elster-Lohn II etwas Geduld mitbringen. Denn auch hier wird es sicherlich einige Schwierigkeiten geben. Die Anpassungen zum Verfahren Elster-Lohn II werden die meisten Softwarehersteller in einem Update zum Jahreswechsel bereitstellen. Achten Sie hier bitte auch auf die Ankündigungen der Programmhersteller.

Anmerkung: Lohnabzug 2012

Für die Lohnabrechnungen ab 2012 ist es zwingend erforderlich, dass Sie die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) Ihrer Arbeitnehmer elektronisch abrufen können. Ihr Lohnsoftwareprogramm stellt Ihnen die dafür notwendigen Tools grundsätzlich zur Verfügung. 

Sollten Sie bislang noch über keine geeignete Lohnsoftware verfügen, so sollten Sie sich nach einer geeigneten Lohnsoftware umschauen. Achten Sie dabei auch auf die Möglichkeit, diese testen zu können (Demophase) und eventuell auf einen Einrichtungsservice des Herstellers, damit Sie die Stammdaten durch den Hersteller erfassen lassen können, sowie eine günstige bzw. kostenlose Hotline.

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