In Vereinen gibt es immer jede Menge zu tun. Oft sind ehrenamtliche Helfer knapp, der Vorstand ist komplett ausgelastet und wenn dann noch eine falsche bzw. schlechte Organisationsstruktur dazu kommt, kann man dem Kind zusehen, wie es langsam aber sicher in den Brunnen fällt. Dies gilt es natürlich zu vermeiden.
Die Organisation im Verein beginnt mit der Zuteilung bestimmter Ämter. Diese sind in der Regel in der Vereinssatzung geregelt. Das komplette Aufgabengebiet jedoch ist oft Auslegungssache. So kann es schon einmal passieren, dass der Jugendschutzbeauftragte zum Beispiel genau die gleichen Arbeiten macht, wie der Jugendleiter. Oder der Pressebeauftragte macht Teile des Marketings mit, nur weil es keine genauen Definitionen gibt. Die Trennung von Marketing und Pressearbeit ist selbst in Unternehmen sehr schwierig. Weil es eben selten genau definierte Arbeitsfelder gibt. Was ist also zu tun?
Arbeitsbereich aufschreiben
Als erstes muss jede Person, deren Stelle optimiert werden soll aufschreiben, welche Aufgaben er ausführt bzw. im Laufe seine Amtszeit ausgeführt hat. Dabei geht es um das eigenständige Ausführen von Arbeiten. Gemeint sind nicht freundschaftliche Absprachen mit Vereinskollegen, die einem bitten, etwas für Sie zu tun.
Profile vergleichen
Wenn jeder sein Tätigkeitsfeld selbst definiert hat, müssen die Profile miteinander verglichen werden. Am besten geht es wahrscheinlich mit einer Excel-Tabelle. Welche Form Sie auch immer wählen: Wenn Sie Überschneidungen sehen, dann sollten die Alarmglocken bei Ihnen läuten.
Doppelungen auswerten
Gibt es doppelt ausgeführte Arbeiten, die so vorher nicht abgesprochen waren? Dann sollten Sie dringend an dieser Stelle tätig werden. Definieren Sie die Aufgabengebiete.
Das Resultat kann zweifach gedeutet werden. Auf jeden Fall wird erst einmal bei verschiedenen Amtsinhabern und Ehrenämtlern Zeit frei. Was mit dieser neuen freien Zeit getan wird, hängt stark von Ihnen und den betroffen Personen ab. Die neue freie Zeit kann entweder für neue oder andere Tätigkeiten bzw. Aufgaben ausgebraucht werden, oder es gibt ein wenig Freizeit. Auch eine schöne Sache würde ich sagen.