ELENA: Inhalt der übermittelten Entgeltdaten
Die Entgeltdaten müssen vom Arbeitgeber bzw. der abrechnenden Stelle monatlich für jeden Beschäftigten übermittelt werden – dies sind neben den Arbeitnehmern auch Beamte, Richter und Soldaten. Die Entgeltdaten werden in einem multifunktionalen Datensatz (MVDS) versendet. Dieser Datensatz setzt sich anlassbezogen aus verschiedenen Datenbausteinen zusammen.
Neben den ELENA Grunddaten sind stets folgende Daten enthalten
- Angaben zum Namen des Beschäftigten
- Geburtsangaben des Beschäftigten
- Anschrift des Beschäftigten
- Arbeitgeberdaten
Was verbirgt sich nun aber hinter den ELENA Grunddaten? Kurz gesagt: Fast die komplette Entgeltabrechnung des Beschäftigten. Dies beginnt bei den Angaben zum Arbeitsverhältnis, also wann das Arbeitsverhältnis begonnen hat bzw. beendet ist, aber auch die wöchentliche Arbeitszeit des Beschäftigten.
Ferner werden die Steuerdaten, also Steuerklasse, Kinderfreibeträge etc. übergeben sowie die sozialversicherungsrechtlichen Daten, wie Beitragsgruppenschlüssel und Personengruppe des Arbeitnehmers.
Darüber hinaus werden aber auch die konkreten Entgeltdaten, also das Steuerbrutto auf laufende und sonstige Bezüge, die Höhe der Lohnsteuer, des Solidaritätszuschlagen und ggf. der Kirchensteuer übertragen. Ebenso die sozialversicherungspflichtigen Entgelte unterteilt nach laufenden und einmaligen Bezügen und in die einzelnen Sozialversicherungszweige.
Neben diesen Grunddaten sind noch weitere Datenbausteine bei Bedarf, d.h. wenn diese im Abrechnungszeitraum vorhanden sind, zu melden. Dies sind:
- Fehlzeiten inklusive konkreter Bezeichnung
- Steuerpflichtige sonstige Bezüge inklusive konkreter Bezeichnung
- Steuerfreie Bezüge inklusive konkreter Bezeichnung
- Ausbildungsdaten
- Zusatzangaben, z.B. bei Gleitzonen-Arbeitnehmern, Änderung der regelmäßigen Wochenarbeitszeit
- Angaben zu Heimarbeitern
- ggf. Änderungen der Arbeitgeberanschrift
- Daten bei Kündigungen/Entlassungen (erst ab 1.7.2010)
- Nebenbeschäftigung eines Arbeitslosen (erst ab 2012)