von Wera Nägler, veröffentlicht in Büroorganisation
Kennen Sie das? Sie haben selbst das Gefühl, dass Sie rund um den PC zu viel Zeit "verplempern". Einige Dinge sind Ihnen selbst schon aufgefallen: Beispielsweise haben Sie von einem Kollegen gehört, dass man mit Outlook auch Serienaufgaben eintragen kann, also Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren. Aber wie genau das geht, wissen Sie nicht. So tragen Sie wie bisher die Aufgabe manuell ein.
Während Ihres Urlaubs sollen die Mails umgeleitet werden und die Absender sollen eine automatische Antwort erhalten. Seit einer halben Stunde beschäftigen Sie sich bereits damit, sind sich aber noch nicht ganz sicher, wie es gemacht wird.
Außerdem vergessen Sie oft, wo Sie ein bestimmtes Dokument abgelegt haben. Jetzt haben Sie einen Brief erhalten, in dem Sie sehen, dass in der Fußzeile der gesamte Pfad mit allen Ordnern und Unterordnern abgebildet ist. Das könnten Sie gut gebrauchen, aber - genau, auch hier fehlt es Ihnen an Kenntnis.
Es fehlen grundlegende PC-Kenntnisse
Viel Zeit wird in der Tat am PC vertan, weil die Funktionen nicht bekannt sind. Bei den wichtigsten und am häufigsten benötigten Programmen sollten Sie diese Lücke schließen. Das ist gut investierte Zeit, wenn Sie die notwendigen Funktionen kennen und ausführen können.
Dabei empfiehlt es sich beispielsweise, sich mit Tastenkombinationen zu beschäftigen. Wenn Sie zudem manuelle Einstellungen vornehmen, passen Sie Ihren PC-Arbeitsplatz optimal auf Ihre Bedürfnisse an. Ob Sie diese Kenntnisse durch Seminare, Handbuch lesen oder sich zeigen lassen erweitern, entscheiden Sie selbst. Maßgeblich ist, dass Sie notwendige Programme und den PC sicher und zeitsparend bedienen können. Doch rund um den PC lauern noch mehr Zeit-Fallen.
Datenverluste drohen, weil die Zwischensicherung nicht eingestellt ist
Bei den Office-Programmen sollten Sie auf jeden Fall die automatische Speicherung eingestellt haben. Unter Extras > Optionen > Speicher anklicken. Empfehlenswert ist eine Speicherung alle zehn Minuten.
Wird diese Funktion nicht angeboten, hilft nur eins: Disziplin halten und manuell auf das Speichern-Symbol klicken oder die Tastenkombination "strg + S" aufrufen. Wenn Sie im Netzwerk arbeiten, empfiehlt es sich immer noch, vor dem Ausdruck zu speichern. Wenn Programme abstürzen, ist es meist durch den Druckvorgang verursacht.
Der PC wird immer langsamer
Zwei Dinge können Sie auch als Laie beachten, für mehr brauchen Sie gegebenenfalls Unterstützung. Was Sie selbst machen können: Sorgen Sie für Ordnung und Übersicht. Sammeln Sie nicht hunderte von Dateien aus dem Internet, die Sie nie wieder ansehen. Seien Sie "geizig", obwohl die Festplatte sicher groß genug ist. Es ist wie bei einer Wohnung: Je größer die Wohnung, desto mehr müssen Sie aufräumen und putzen.
Für den PC: Je mehr Ordner und Dateien Sie ablegen, desto mehr müssen Sie gegebenenfalls durchsuchen, desto länger dauern Datensicherungen. Löschen Sie also regelmäßig überflüssige Dateien und Programme. Und denken Sie auch an Ihr E-Mail-Postfach.
Der zweite Tipp: Führen Sie einmal vierteljährlich eine sogenannte Defragmentierung durch: Start > Programme > Zubehör > Systemprogramme > Defragmentierung. Für alle weiteren Aktionen benötigen Sie mehr Software und/oder Kenntnisse.
Jetzt sind Sie dran - Zeit sparen am PC
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps, um zu überlegen, wie Sie grundsätzlich mehr Zeit am PC sparen können. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie dies in Ihrer To-Do-Liste. Freuen Sie sich darüber, wenn Sie am PC Ihre Zeit immer besser nutzen können.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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