So erkennen Sie Rückdelegation

Es gibt ein Bürospiel, das lautet: "Wenn ich nur genug nerve oder mich dumm genug anstelle, nimmt der Chef/Kollege die an mich übertragene Aufgabe schon wieder zurück." Das ist die klassische "Rückdelegation". Bevor Sie sich darum kümmern, wie Sie Rückdelegation verhindern, sollten Sie selbstkritisch hinterfragen, ob Sie wirklich richtig delegiert haben. Delegieren will gelernt sein

Kennen Sie das? Sie haben eine Aufgabe erfolgreich delegiert oder dachten das zumindest. Denn bereits am nächsten Tag steht Ihr Mitarbeiter vor Ihnen. Vielleicht sagt er: "Ich habe da noch ein paar Fragen …". Und zehn Minuten später sind Sie kurz davor, zu kapitulieren. Das "Geben Sie wieder her, ich kümmere mich schon selbst darum" liegt Ihnen schon fast auf den Lippen. Doch Sie wissen: Wenn Sie diese Aufgabe zurücknehmen, wird der Mitarbeiter dieses Spielchen immer wieder mit Ihnen spielen.

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Machen Sie als Erstes den Selbstcheck
Bevor Sie Ihrem Mitarbeiter unterstellen, dass er versucht, die Aufgabe an Sie zurückzugeben, überprüfen Sie, ob Sie selbst beim Delegieren alles Wesentliche beachtet haben. In meiner Artikelserie „Richtig delegieren“ lesen Sie ausführlich die Aspekte rund ums Delegieren. Einer der wichtigsten Punkte, damit Delegieren klappt, sind Ihre klaren Vorgaben. Überprüfen Sie als Erstes noch einmal, ob der Mitarbeiter die Informationen von Ihnen klar und eindeutig erhalten hat. Klarer und eindeutiger Arbeitsauftrag heißt, Sie haben dem Mitarbeiter vermittelt: 

• Das genau ist die Aufgabe.
• Das ist der Abgabetermin.
• Diese Priorität hat die Aufgabe.
• Das ist das Ziel der Aufgabe.
• Das ist der Sinn der Aufgabe.
• Das Ergebnis/diese Form soll die Aufgabe haben.
• In diesen Fällen und zu diesem Zeitpunkt wollen Sie Zwischenergebnisse oder Rücksprachen.
• Diese Kompetenzen oder Ressourcen werden benötigt.
• Dort muss der Mitarbeiter eingeführt werden.
• So ist vorzugehen, wenn die übertragene Aufgabe nicht in der abgesprochenen Zeit geschafft wird.

Achten Sie auf diese Anzeichen
Wer sich um die Aufgabe herummogeln will oder sich überfordert fühlt, wird wieder bei Ihnen "auf der Matte stehen". Sie erkennen dies beispielsweise an Aussagen, die die Wörtchen "alles" oder "nichts" beinhalten. Gemeint sind Generalisierungen wie

• "Ich habe überhaupt keine Ahnung, wie das gehen soll."
• "Mir fehlen alle Informationen."
• "Sie haben mir keinerlei ... gegeben."
• "Ich erreiche da nie jemanden."
• "Können Sie mal eben …?"
• "Da ist keiner zuständig."
• "Irgendwie ist mir das alles nicht klar."

Alles, was pauschal und undifferenziert formuliert wird, ist entweder ein Zeichen für Rückdelegation oder Überforderung. Um das zu unterscheiden, sollten Sie sich fragen: Will er nicht oder kann er nicht?

Jetzt sind Sie dran – fragen Sie sich: "Ist es überhaupt Rückdelegation?"
Oder liegt es an meiner unsauberen Delegation? Doch jetzt haben Sie einen Leitfaden, mit dem Sie Arbeitsaufträge klarer formulieren und an alle wesentlichen Aspekte denken. Damit wird die Unterscheidung zwischen Drückebergern und überforderten Mitarbeitern einfacher. Lesen Sie im nachfolgenden Artikel "Mit diesen 2 Strategien verhindern Sie Rückdelegation", wie Sie das "Spielchen" unterbinden und die Aufgabe delegiert bleibt.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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