Besuchermanagement: Wie überbrücken Sie Wartezeiten?

Besuchermanagement heißt doch, sich die ganze Zeit um den Besuch zu kümmern – oder? Und dürfen Sie so einfach weiter arbeiten, während ein Gast bei Ihnen wartet?

Manchmal verspäten sich auch Gastgeber oder der Gast ist viel zu früh eingetroffen. Für viele stellt sich dann die Frage, wie und wo der Gast "zwischengeparkt" wird. Was Sie auf keinen Fall machen sollten: Den Besucher in das Büro des Kollegen setzen mit dem Hinweis "Herr Meyer kommt in einer Viertelstunde, bitte warten Sie." Denn meist sind in Büros die PCs an, selten mit Kennwort geschützt und wichtige und vertrauliche Dokumente könnten auch herum liegen.

Außerdem ist kein Ansprechpartner da, wenn der Besucher beispielsweise den Weg zum WC erfragen möchte. Und glauben Sie mir: Die meisten Menschen werden sich allein in einem fremden Büro als Eindringling und damit unwohl fühlen. Und dann dort "dumm" herumsitzen ist auch keine Freude. Außerdem wäre an warmen Tagen ein Glas Wasser nett. Da hätte man schon etwas vorbereiten können.

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Besuchermanagement, der Punkt "Vorbereitung"
Sie sind mit dem Besucher entweder in Ihrem Büro oder im Besprechungsraum angekommen. Und dort haben Sie, wenn Sie ein optimales Besuchermanagement haben, bereits alles optimal vorbereitet:

• Es ist ordentlich und aufgeräumt: Störende Unterlagen sind verschwunden, evtl. alte Zeitschriften sind aussortiert und keine "sterbende" Pflanze hinterlässt einen unprofessionellen Eindruck.
• Der Raum ist gut gelüftet.
• Getränke (heiß, kalt) sowie Geschirr stehen bereit.
• Lesestoff liegt bereit, falls mit Wartezeiten zu rechnen ist, weil es beispielsweise der Besuch Ihres Chefs ist, der sich einen Moment verspätet.
• Bei Wartezeit die ungefähre Dauer mitteilen, gegebenenfalls den Grund dafür und eine Erfrischung anbieten.

Falls der Gast bei Ihnen bereits an der richtigen Stelle angelangt ist, bieten Sie Platz und Erfrischungen an und beginnen mit der Besprechung.

Wartezeit überbrücken – ein wichtiger Punkt im Besuchermanagement
Falls der Besuch "nur" bei Ihnen wartet, verhalten Sie sich professionell. Unterhalten Sie sich noch einen Moment (Small Talk) mit Ihrem Gast. Vergewissern Sie sich, dass der Besucher alles hat, was er gerade benötigt. Kündigen Sie dann an, dass Sie an Ihre Arbeit zurückkehren werden. Machen Sie das bitte freundlich, aber "schnörkellos".

Und vor allem unterlassen Sie bitte die tausend Entschuldigungen, dass Sie den Gast jetzt einfach sich selbst überlassen. Mancher Besucher nutzt die Zeit gern zum Entspannen oder um sich noch einen Moment auf das Gespräch vorzubereiten. Gehen Sie zu Ihrem Schreibtisch und arbeiten Sie. Wenn der Gast etwas benötigt, wird er sich melden, denn souverän wie Sie sind, haben Sie ihm das natürlich angeboten.

Besuchermanagement professionell abschließen
Der Termin ist beendet. Auch jetzt sind Sie "topp", wenn Sie Ihren Gast zurück zum Ausgang geleiten. So stellen Sie sicher, dass er sich nicht verläuft und Sie zeigen Ihre Wertschätzung für den Besucher. Hier gilt ähnlich wie beim Abholen: Je höher gestellt der Gast ist, desto eher ist das Abholen und Herausbegleiten ein "muss". Und bei ganz hohen Gästen ist es ein ganz besonderes Zeichen, wenn nicht die Sekretärin den Besuch ihres Chefs beim Empfang abholt, sondern der Chef selbst.

Je nachdem, welchen Standard Sie pflegen, gibt es jetzt noch die Formalien wie austragen aus der Gästeliste und Rückgabe des Namensschildes zu erledigen. Bedanken Sie sich für das Kommen, das konstruktive Gespräch, das gute Ergebnis oder einen anderen, positiven Punkt. So ist der letzte Eindruck Ihres Gastes ein positiver Eindruck.

Jetzt sind Sie dran – Besuchermanagement in Ihrem Unternehmen
Hand aufs Herz: Wie gut ist Ihr Besuchermanagement? Welche Punkte sind Ihnen wichtig? Wie bringen Sie Ihre Unternehmenskultur bei Besuchern gut an? Überprüfen Sie meine vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, dass Ihr Besuchermanagement noch besser wird. Und Ihre Besucher sich in Ihrem Unternehmen wirklich willkommen und vielleicht sogar wie ein "König" fühlen können.

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Lesen Sie in der Artikelserie "Besuchermanagement"

• Besuchermanagement: Wie empfangen Sie Besucher im Büro?
• Besuchermanagement: Wie stark ist Ihr Empfang?
• Besuchermanagement: Wie überbrücken Sie Wartezeiten?

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