Checkliste Terminbestätigung – nie wieder Details vergessen!

Eine Terminbestätigung zu verschicken gehört zu Ihren Routineaufgaben im Sekretariat. Je nachdem, ob der Besucher Ihr Firmengelände bereits kennt, müssen Sie auch Anfahrtsbeschreibungen und Hinweise zu Parkplätzen beifügen oder ihn am Empfang abholen. Damit Ihnen kein Detail entgeht, können Sie diese Checkliste verwenden.

Checkliste Terminbestätigung

  • Tag, Datum, Uhrzeit
    Geben Sie den vereinbarten Termin mit Wochentag und Uhrzeit an, und platzieren Sie die Angabe in zentraler Stelle.
  • Gesprächsdauer
    Da Sie die genaue Dauer des Termins schwer abschätzen können, schicken Sie mit der Terminbestätigung auch eine Agenda oder einen Gesprächsleitfaden. Dann kann er die Dauer besser einschätzen.
  • Anschrift Firmengelände mit Wegbeschreibung
    Zur Anschrift des Firmengeländes müssen Sie eventuelle Gebäude- und Raumbezeichnungen hinzufügen. Schreiben Sie eine kurze Wegbeschreibung, wie man zum Büro kommt, und informieren Sie die Mitarbeiter am Empfang. Alternativ können Sie dem Gast auch ankündigen, dass Sie ihn am Empfang abholen (lassen).

Checkliste Terminbestätigung

  • Anfahrtsbeschreibung
    Kommt der Besucher das erste Mal zu Ihnen, schicken Sie ihm eine Wegbeschreibung für die Anfahrt. Kennzeichnen Sie darauf die Parkmöglichkeiten. Wissen Sie, ob Ihr Geschäftspartner mit dem Auto, Zug, oder vom Flughafen anreist? Falls nicht, muss die Anfahrtsbeschreibung in Ihrer Terminbestätigung alle Möglichkeiten abdecken.
  • Teilnehmer
    Informieren Sie in der Terminbestätigung über alle Gesprächsteilnehmer und ihre Funktion im Unternehmen. Bitten Sie Ihren Besucher außerdem, Ihnen rechtzeitig mitzuteilen, ob mit ihm Begleitpersonen anreisen. So informieren Sie den Besucher umfassend, und sind selbst vor Überraschungen geschützt, was den Besprechungsraum und die Bewirtung anbelangt.
  • Fahrservice / Taxi
    Reist der Gast mit Flugzeug oder Bahn an, sollten Sie entweder einen Fahrservice anbieten oder wenigstens ankündigen, ihm bei der Abreise ein Taxi zu rufen. Wenn Sie einen wichtigen Gast und keinen internen Fahrservice haben, können Sie extern einen anmieten, etwa bei Valet Parking.
  • Hotel
    Wenn der Besucher eine lange Anreise hat und übernachten muss, bieten Sie in der Terminbestätigung an, die Hotelreservierung für ihn vorzunehmen. Vielleicht haben Sie ja Sonderkonditionen bei einem guten Haus am Platze?