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Mitarbeiterbestand: So erfassen Sie ehrenamtliche Helfer

Lesezeit: 2 Minuten Ehrenamtliche Helfer und Mitarbeiter sind das Fundament eines jeden Vereins. Sie sind die tragenden Säulen, die es zu motivieren und zu binden gilt. Hierzu müssen Sie Ihren Mitarbeiterbestand aber erfassen. Wie dies geht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

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Mitarbeiterbestand: So erfassen Sie ehrenamtliche Helfer

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In Vereinen haben Sie fast regelmäßig Situationen, für die Sie gute Leute mit bestimmten Fähigkeiten benötigen. In der Regel greifen Sie auf Ihre 2 oder 3 vertrauten Personen zurück. Deren Tage haben jedoch auch nur 24 Stunden und es könnte ja sein, dass Sie in Ihrem Verein weitere Mitglieder haben, die diese Aufgabe viel besser bewältigen könnten, weil sie entsprechende Qualifikationen mitbringen.

Sie können diese Juwelen natürlich nur einsetzen, wenn Sie diese Personen kennen und wissen, was ihre Fähigkeiten sind. Aus diesem Grund rate ich Ihnen zu einer Bestandsanalyse Ihrer ehrenamtlichen Helfer. 

Im Prinzip existieren 2 Gründe, wieso Sie eine Bestandsanalyse durchführen sollten: 

  1. Nur wenn Sie ihre Mitarbeiter und ihre Fähigkeiten und Qualifikationen genau kennen, können diese gezielt für zukünftige Projekte und Aufgaben eingesetzt werden.
  2. Die Bereitschaft von Menschen, sich außerhalb ihrer Arbeitszeit noch ehrenamtlich zu betätigen, wird immer geringer. Aus diesem Grund müssen Sie in jedem Fall versuchen, ihre Helfer zu motivieren und zu binden. Dies können Sie aber nur gezielt schaffen, wenn Sie auch Ihre Leute kennen und wissen, welche Bedürfnisse sie haben.

Der Bestandsanalysebogen

Kommen wir nun zum Analysebogen der Bestandsanalyse. Diesen sollten Sie in jedem Falle schriftlich für jeden Helfer vorbereiten und anlegen. Der Inhalt kann je nach Situation und Art des Vereins variieren und angepasst werden. In jedem Fall sollten aber die folgenden Fragen beantwortet werden: 

  • Welche Fähigkeiten und Qualifikationen hat der Mitarbeiter (im Folgenden MA genannt)?
  • Welches Potential hat der MA in seiner Entwicklung?
  • Wie kann der MA weiter qualifiziert werden?
  • Für welche Projekte und Aufgaben ist der MA einzusetzen?
  • Mit welchen anderen MAs ist eine Gruppenbildung sinnvoll?
  • Wie viel Zeit hat er für seine ehrenamtlichen Aufgaben?
  • An welchen Tagen hat der MA bevorzugt Zeit?

Bei Sportvereinen spielt sicherlich auch die Art der Trainerlizenz eine Rolle. Wie oben schon bereits angedeutet, kann und sollte die Analyse angepasst werden.

Mein Tipp zum Schluss: Speichern Sie die Analysebögen auch digital in Word oder Excel. So können Sie einfach die Suchfunktion nutzen, um evtl. bestimmte Fähigkeiten Ihrer Helfer zu finden.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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