Kein Aufnahmeantrag ohne formale Zusage
Das Aufnahmeverfahren eines Vereins sollte so geregelt sein, dass der Antragsteller nicht alleine schon durch die das Ausfüllen des Antrags zum Mitglied wird. Vielmehr sollte noch eine Bestätigung des Vereins nötig sein. In diesem Fall ist es nämlich möglich, vor der Aufnahme noch einmal ganz genau zu prüfen, ob das Mitglied alle gewünschten Kriterien erfüllt.
Ist das nicht der Fall, kann der Antrag einfach abgelehnt werden, ohne dass eine Begründung erfolgen muss. Wenn eine Person erst einmal Mitglied ist, ist es eventuell umständlich, einen Ausschluss zu erreichen.
Jeden Antrag von mehreren Personen prüfen lassen
Grundsätzlich sollte jeder Aufnahmeantrag von mindestens zwei Vorstandsmitgliedern geprüft werden. Das klingt nach viel Aufwand, aber in der Praxis ist es meist so, dass die Vorstandsmitglieder die Person, die in den Verein aufgenommen werden möchten, bereits kennen. Deswegen handelt es sich in 99% aller Fälle um eine reine Formalie, die in Sekundenschnelle erledigt ist.
Aber wenn die Person nicht bekannt ist oder Zweifel an der Vereinstauglichkeit bestehen, sollte dies zumindest einem der prüfenden Vorstandsmitglieder auffallen. Eine einzelne Person kann schnell einmal ein potentielles Problem übersehen.
Klare Regeln für die Aufnahme festlegen
Damit Personen, die nicht im Verein erwünscht sind, gar nicht erst auf die Idee kommen, einen Aufnahmeantrag zu erstellen, können Sie auch einen Katalog aufstellen, in dem die Vereinsziele und die Vereinsidentität dokumentiert werden. In diesem Katalog könnte beispielsweise ein klares Bekenntnis gegen Rassismus und Intoleranz stehen. Das sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber es kann nicht schaden, wenn ein Verein dies ganz offensiv nach außen dokumentiert.
Aber auch andere Kriterien können aufgenommen werden. Beispielsweise gibt es Vereine, die einen Wohnort in der näheren Umgebung vorschreiben, damit das Vereinsmitglied aktiv am Vereinsleben teilnehmen kann.
Freundlich und offen gegenüber Bewerbern bleiben
Ein Aufnahmeantrag, der zuerst bewilligt werden muss, ist bei vielen Vereinen üblich. Aber dieses Verfahren bedeutet nicht, dass die Bewerber grundsätzlich mit Skepsis betrachtet werden. Das muss natürlich auch bei der Aufnahme neuer Mitglieder kommuniziert werden. Wenn ein Bewerber schon beim Aufnahmeantrag das Gefühl hat, dass er nur bedingt erwünscht ist oder gar nicht, ist das ein großes Problem.
Deswegen sollte das Aufnahmeverfahren immer mit einem positiven Wohlwollen begleitet werden. Schließlich geht es nur um einen ganz kleinen Prozentsatz der Bewerber, die nicht im Verein erwünscht sind. Mit einem mehrstufigen Aufnahmeverfahren können diese Kandidaten frühzeitig von der Bewerberliste gestrichen werden.