1. Tipp: Löschen hilft! Hand auf’s Herz: Wie viele E-Mails heben Sie auf, weil Sie sich nicht sicher sind, ob sie doch noch wichtig sein könnten oder nicht? Das Problem: Es kostet Sie immens viel Zeit, wenn Sie später immer wieder nachlesen müssen, um zu wissen, was jeweils drin steht. Weshalb probieren Sie nicht mal das Folgende aus: Löschen Sie sofort alle Mails, die für Sie ohne Belang sind. Wenn Ihnen jetzt der Schreck in die Glieder fährt, weil es ja sein könnte, dass Sie doch noch mal auf die eine oder andere Mail zurückgreifen müssten, dann erstellen Sie einen separaten Ordner. In diesen verschieben Sie alle "weiß nicht genau" Mails. Nach etwa vier Wochen werfen Sie dann einen Blick hinein und schauen, ob tatsächlich etwas Wichtiges dabei ist. Falls nicht (was sehr wahrscheinlich ist), löschen Sie alle, die älter als vier Wochen sind. Das beruhigt und trägt zur Gelassenheit bei.
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2. Tipp: Lesen Sie effektiv
Das heißt in diesem Zusammenhang: Lesen Sie beispielsweise eine längere Mail nicht gründlich von der ersten bis zur letzten Zeile, sondern schauen Sie sich zuerst den letzten Absatz an. Warum? Weil in diesem in der Regel eine Zusammenfassung des zuvor Geschriebenen steht. Das spart ganz erheblich Zeit! Denn häufig kommt erst ganz zum Schluss, was für Sie von Bedeutung und wichtig ist. Beispielweise, ob Sie die Mail ignorieren können oder schnelles Handeln angesagt ist. Trifft Ersteres zu, können Sie sich getrost sparen, den Rest des Textes zu lesen.
3. Tipp: Ordnung hilft auch Ihrem Posteingang
Haben Sie täglich mit vielen E-Mails zu kämpfen, dann sparen Sie Zeit, wenn Sie Ihrem Posteingang eine Struktur geben. In allen gängigen E-Mail-Programmen besteht die Möglichkeit, eingehende Mails nach Betreff, Absender, geschäftlich, privat oder auch Priorität zu sortieren. Bei den Prioritäten sollten Sie allerdings Vorsicht walten lassen, denn was dem Absender total wichtig ist, deckt sich selten mit den Dingen, die Ihnen wichtig sind. Aber selbst wenn Sie das bereits tun: Prüfen Sie in regelmäßigen Abständen, ob die von Ihnen früher gewählte Ordnerstruktur Ihren jetzigen Anforderungen noch entspricht. Landen nämlich die meisten Mails nach wie vor im selben Ordner, haben Sie weder Zeit gespart noch Stress abgebaut.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement