Kennen Sie das? Sie schauen „mal eben kurz“ in Ihr E-Mail-Postfach. Doch statt der dringend erwarteten Mail finden Sie fast ein Dutzend anderer Mails vor, die nach Ihrem 10-Uhr-E-Mail-Check eingegangen sind. Mit den Mails des Vortages und des Vortages und des Vortages wird Ihr E-Mail-Posteingang so immer unübersichtlicher. Sie laufen Gefahr, wichtige Mails im Umfeld von unwichtigen E-Mails zu übersehen. Einige Anregungen, damit Sie der nächsten E-Mail-Flut besser organisiert begegnen.
Tipp 1 zur E-Mail: Steigen Sie aus!
Lassen Sie sich aus allen Verteilern streichen, von denen Sie mit E-Mails beliefert werden, die Sie nicht persönlich betreffen. Formulieren Sie eine entsprechende Absage, die Sie dann auch gleich mehrfach verwenden. So ist der Aufwand des „Aussteigens“ kleiner, als sich jedes Mal beim Lesen darüber zu ärgern, dass man diese völlig überflüssige Mail erhalten hat.
Tipp 2 zur E-Mail: Betreff plus quer lesen
Meistens reicht schon die Betreffzeile, um die Relevanz einer E-Mail einzuschätzen. Wenn diese eindeutig ist und nichts enthält, was Sie aktuell interessiert: Löschen – und zwar sofort! Ist der Betreff allein nicht eindeutig genug, lesen Sie die E-Mail „quer“. Beim ersten Eindruck „brauch ich nicht“ sofort abbrechen und löschen.
Tipp 3 zur E-Mail: Lassen Sie sich „löschen“
Bestellen Sie ab, was Sie ohnehin kaum oder gar nicht verwerten. Sie haben vor einem Jahr einen tollen Newsletter entdeckt, prima. Doch erfüllt der Newsletter Ihre Kriterien? Meine Kriterien sind beispielsweise:
- Lese ich ihn wirklich? Wenn ich nur „sammle“, bestelle ich nach einiger Zeit ab.
- Habe ich einen echten Mehrwert durch diesen Newsletter? Das können wichtige Informationen, fachliches Wissen, gute Anregungen, manchmal aber auch der Unterhaltungswert sein.
Tipp 4 zur E-Mail: Wichtiges ins „Körbchen“ …
… und unwichtiges nach dem ersten Lesen löschen. Wichtiges, wie Protokolle, interne Notizen, Anfragen etc. verschieben Sie in speziell dafür angelegte elektronische Ordner. Und löschen Sie wirklich alle anderen Mails sofort nach dem ersten Lesen.
Jetzt sind Sie dran – Stoppen Sie die E-Mail-Flut
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Welche Tipps setzen Sie bereits um, loben Sie sich dafür. Vielleicht finden Sie noch Anregungen, die Sie umsetzen können? Dann schreiten Sie sofort zur Tat und organisieren Sie sich rund um Ihre E-Mails und sparen Sie dadurch Zeit und Nerven.
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