Panne 1: Trotz großzügiger Zeitplanung ist durch das Versäumnis eines Kollegen der Caterer für das Buffet immer noch nicht beauftragt worden. Jetzt haben Sie nur noch 1 Woche Zeit. Erteilen Sie selbstverständlich sofort den Auftrag. Wenden Sie sich möglichst an einen Dienstleister, den Sie gut kennen, auch dann, wenn es dadurch etwas teurer wird.
Klären Sie zunächst, ob eine Abwicklung des Auftrags innerhalb der vorgegebenen Zeit noch möglich ist. Sollte dies nicht der Fall sein, so erteilen Sie Teilaufträge an mehrere Anbieter. Sie erhöhen damit zwar den Koordinationsaufwand und möglicherweise die Kosten, ersparen sich aber die Peinlichkeit, Ihren Gästen nicht genug anbieten zu können.
Panne 2: 3 Tage vor der Veranstaltung stellt sich heraus, dass Sie immer noch nicht genügend Helfer für die Garderobe gefunden haben. Alle Ehrenamtlichen haben leider für diesen Abend andere Aufgaben übernommen oder eine Mithilfe abgesagt. Wenn Sie eine Garderobe wirklich benötigen (z. B. bei Veranstaltungen in den Herbst-/Wintermonaten), so bleibt Ihnen nur der Gang zu einem professionellen Anbieter.
Viele Veranstaltungsdienstleister (z. B. Event-Agenturen, Caterer) bieten solche Dienstleistungen auch kurzfristig an. Sie finden solche Anbieter z. B. unter www.gelbeseiten.de. Rechnen Sie mit Mehrkosten von ca. 250 bis 500 € (je nach Aufwand). Dies ist gut angelegtes Geld, denn eine schlecht organisierte Garderobe wird von vielen Gästen als äußerst negativ empfunden.
Panne 3: Bis zu Ihrer Veranstaltung ist noch 1 Woche Zeit. Doch bis jetzt haben sich nur 10 % aller eingeladenen Gäste zurückgemeldet. Es besteht die Gefahr, dass Ihre Veranstaltung noch nicht einmal von der Hälfte der Gäste besucht wird und Sie vor leeren Stuhlreihen sitzen werden. Starten Sie eine Nachfass-Aktion. Rufen Sie alle Eingeladenen an, deren Telefonnummer Ihnen bekannt ist oder deren Telefonnummer Sie recherchieren können.
Erinnern Sie freundlich an Ihre Einladung und bitten Sie um eine Zu- oder Absage. Erfahrungsgemäß ist die erbetene Rückmeldung Ihrer Einladung häufig nur in Vergessenheit geraten, der Besuch aber selbstverständlich geplant. Sie können die Besucherzahl durch eine solche Aktion beträchtlich steigern.