Sie arbeiten sowieso schon mit Postkörben, um anstehende Aufgaben im Blick zu behalten? Dann schauen Sie, ob Sie topp sind oder noch den ein oder anderen Tipp gebrauchen können.
Wiedervorlage System: Ablagekörbe
Auch mit Ablagekörben (auch als Postkorb oder Sortierkorb bezeichnet) können Sie Ihre Vorgänge eindeutig organisieren. Zu erledigende Aufgaben liegen immer pünktlich vor, haben einen festen Platz und sind immer in Ihrem Blick. Wenn Sie Ablagekörbe verwenden, könnte das beispielsweise so aussehen:
- Diese Woche (Unterlagen immer wieder in die richtige Reihenfolge bringen: Montag, Dienstag …)
- Diesen Monat (Unterlagen hierin auch zeitlich sortieren nach 1. Woche, 2. Woche)
- Nächste Monate (stattdessen Postkörbe mit der Beschriftung 1. Quartal, 2. Quartal …)
- Projekt A (nach Termin und Priorität sortieren, das terminnächste liegt immer oben)
- Projekt B
- delegiert
- Werbung
- Personal
- Rechnungen
- Finanzamt
- Versicherungen
- Lesen
- … … …
Jetzt brauchen Sie die Vorgänge, die in nächster Zeit zu erledigen sind, nur noch zeitlich oder inhaltlich in die Ablagekörbe zuordnen. Morgens schauen Sie in "diese Woche" und entnehmen daraus die Unterlagen des Tages. Danach nehmen Sie aus "Projekt A" und den anderen Themen- Ablagekörben die Vorgänge, die heute zu erledigen sind.
Mein Tipp: Verwenden Sie unterschiedliche Farben für Ihre Ablagekörbe, wenn das für Sie Sinn macht, beispielsweise: Alles mit Zahlen ist rot, alles mit Kunden ist grün. Verwenden Sie aber nicht ein Sammelsurium an Postkörben, die Sie im Laufe der Jahre zusammen gesammelt haben.
Wenn Sie lauter alte, unterschiedliche und evtl. unansehnliche "Postkorb-Schätzchen" haben, dann treten Sie die im wahrsten Sinne in die Tonne. Kaufen Sie sich neue, einheitliche Ablagekörbe, die Ihnen gefallen. Beschriften Sie sie. Statt Beschriftungsgerät geht das auch mit Word, ausschneiden und einen Tesastreifen drüber.
Wichtig ist, dass Sie sich Ihr Ordnungssystem nach eigenen Kriterien und Arbeitsweise schaffen. Nehmen Sie sich Zeit, so lange zu experimentieren, bis es "passt". Ändern Sie Ihr System, wenn Ihnen eine bessere Idee kommt. Und dann noch: Auch wenn Sie allein mit Ihren Ablagekörbe arbeiten, beschriften Sie sie eindeutig. Dann brauchen Sie sich nicht erinnern, sondern können lesen, was hinein kommt. Und glauben Sie mir: Die meisten Menschen können schneller lesen als sich erinnern.
Wiedervorlage: Extra-Tipp für "Volltischler"
Reservieren Sie einen Extra- Ablagekorb oder eine Mappe für C-Aufgaben. Also für Aufgaben, bei denen keine oder sehr sehr ferne Termine einzuhalten sind. Damit sind diese Aufgaben nicht mehr auf dem Schreibtisch verstreut, aber sofort auffindbar.
Wann arbeiten Sie diese Aufgaben ab? In den Pausen zwischen A- und B-Aufgaben, wenn Sie Wartezeiten haben, Sie haben einen "schlechten Tag" – dann schaffen Sie eine C-Aufgabe immer und der Tag ist gerettet, bei geringerer Auslastung, letzte Aktion vor dem Feierabend.
Spezialtipp zur Wiedervorlage: "warten auf Antwort"
Das ist mein spezieller Tipp für Sie: Legen Sie sich in allen Fällen meine Lieblings-Erfindung an – eine Mappe oder einen Ablagekorb mit der Bezeichnung "warten auf Antwort". Dort hinein kommen alle die Vorgänge, zu denen Sie von jemand anderem noch eine Antwort, eine Bestätigung oder sonstiger Hinweis erwarten. In diese Mappe oder Ablagekorb schauen Sie jeden Tag. Denn nur so erkennen Sie rechtzeitig, wann Sie noch einmal an Ihr Anliegen erinnern oder anmahnen müssen, weil die andere Person nicht rechtzeitig reagiert.
Hier hinein kommen im Übrigen auch die Vorgänge, zu denen Sie einen Termin vorgegeben haben. Beispielweise wenn Sie geschrieben haben: "Bitte informieren Sie mich bis spätestens 18. April." Wenn Sie diese Unterlage in eine Wiedervorlagemappe unter dem 18. ablegen und die Antwort kommt bereits am 10. April, dann müssen Sie erst einmal den Vorgang suchen oder sich daran erinnern, welchen Schlusstermin Sie genannt haben. Glauben Sie mir, eine Mappe oder auch ein Postkorb "warten auf Antwort" wird Ihre unerledigten Vorgänge extrem vereinfachen. Und Sie sehr entspannen. Probieren Sie es aus und schreiben Sie mir Ihren Kommentar.
Haben Sie schon Anregungen erhalten? Wenn nicht: Vielleicht sind Sie schon topp-organisiert oder Sie lesen die Artikelserie "Wiedervorlage" weiter.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation