Kennen Sie das? Der Feierabend ist längst verstrichen und Ihr Aufgabenkorb genauso voll wie beim Tagesstart. Längst haben Sie aus den Augen verloren, was Sie bereits alles erledigt haben. Der Strom an neuen Aufgaben reißt nicht ab. "Ich bin geschafft, aber irgendwie weiß ich auch nicht genau wovon", vertrauen Sie einer Kollegin an. "Geht mir auch so", erwidert diese, "zu den wirklich wichtigen Dingen bin ich heute irgendwie gar nicht gekommen".
Wie unterscheiden Sie im Büro, was wichtig ist?
Die meisten Ratgeber heben jetzt den Zeigefinger und sagen: Ganz klar, hier muss eine exakte Tagesplanung her und Sie müssen konsequent Prioritäten setzen! Wem es aber nicht gelingt, Prioritäten zu setzen, den bestätigt ein solcher Hinweis noch mehr im Selbstbild der eigenen Inkompetenz.
Wenn es Ihnen auch so geht, ist vielleicht der Erfolgstipp von Hans-Peter Zimmermann hilfreich für Sie. Das Schweizer Multitalent Hans-Peter Zimmermann hat bereits 1994 ein Internet-Kompakt-Seminar "Zeit-Management" erstellt, das er als PDF-Dokument kostenfrei zum Download zur Verfügung stellt. Lassen Sie sich von der Jahreszahl 1994 nicht täuschen, der Ratgeber ist topaktuell.
Wer sich noch etwas mehr informieren möchte: Bei Hans-Peter Zimmermann TV gibt es einige Gratis-Videos zum Thema Zeitmanagement.
Aufgaben im Büro: Muss oder Kann?
Hans-Peter Zimmermann empfiehlt, genau aufzuschreiben, welche Tätigkeiten Sie am letzten Bürotag erledigt haben. Dann erfolgt Ihre Bewertung, ob die jeweilige Tätigkeit zu denjenigen gehört, die getan werden muss. "Alles, was nicht dringend getan werden muss, gehört in die KANN-Kategorie", so der Erfolgstrainer und Buchautor. Erstellen Sie sich dazu eine einfache Liste oder nutzen Sie die nachfolgende Abbildung.
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Was habe ich gestern getan?
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muss?
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kann?
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Wichtige Aufgaben im Büro – streichen Sie alles andere
Wertvoll finde ich die weiterführenden Fragen, mit denen Sie Ihre Aufstellung bewerten.
- Was würden Sie weglassen, wenn Sie nur die Hälfte der Arbeitszeit zur Verfügung hätten?
- Was geschieht, wenn Sie die gestrichenen Aufgaben nicht tun würden?
Nehmen Sie sich am besten einen andersfarbigen Stift zur Hand. Streichen Sie in der Liste all die Aufgaben, die Sie nicht erledigen könnten, wenn Ihre Arbeitszeit halbiert wäre. Überlegen Sie zu jeder gestrichenen Aufgabe, was die Konsequenz wäre, wenn Sie diese Aufgabe tatsächlich streichen würden. Wenn "nichts anbrennen würde", wie ich immer sage, haben Sie jetzt eine Aufgabe identifiziert, die anscheinend nicht wirklich wesentlich für Ihr Büro und Ihre Tätigkeit ist.
Übrig bleiben müsste jetzt eine Aufgabenübersicht, auf denen sich nur noch Aufgaben befinden, die wesentlich für Sie sind. Ich hoffe, Ihre Liste ist auf ein gesundes Maß geschrumpft. Die "kann-Aufgaben" können Sie erledigen, wenn Sie noch Zeit dafür haben. Überprüfen Sie aber, ob die Aufgabe eventuell gar nicht erforderlich ist. Dann streichen Sie Aufgaben dieser Art in Zukunft konsequent.
Jetzt sind Sie dran: Herausfinden, welche Aufgaben im Büro wichtig sind
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Seien Sie ruhig mutig beim Streichen. Setzen Sie die Hürde für die "Muss-Aufgaben" ruhig hoch an. Finden Sie für jede (angebliche) Muss-Aufgabe mindestens ein schlagkräftiges Argument, sonst "fliegt" die Aufgabe zukünftig aus Ihrer Aufgabenliste. Freuen Sie sich darüber, dass Sie zukünftig besser wissen, was wichtig im Büro ist.
Gutes Gelingen!