Korrespondenz

Weihnachtspost: Wie Sie in diesem Jahr alles stressfrei organisieren

Weihnachtspost: Wie Sie in diesem Jahr alles stressfrei organisieren
geschrieben von Rebecca Stache

In jedem Jahr ist die Weihnachtspost ein zeitraubendes Thema für die meisten Sekretäre/ -innen und Assistenten/ -innen. Um nicht (wieder) alles auf den letzten Drücker und unter Stress erledigen zu müssen, sollten Sie folgende Tipps für Ihre Weihnachtspost beherzigen.

Treffen Sie alle Vorbereitungen für Ihre Weihnachtspost rechtzeitig!

Eine perfekte Vorbereitung ist das A und O, um die Weihnachtspost stressfrei zu organisieren. Fangen Sie also frühzeitig an, sich Gedanken zu diesem Thema zu machen: am besten schon Ende September / Anfang Oktober. Selbst wenn Sie, beispielsweise krankheitsbedingt, vor Weihnachten ausfallen sollten, haben Sie so in jedem Fall genug Zeit als Puffer, damit nichts schief geht.

Erstellen Sie für Ihre Weihnachtspost einen Zeitplan

Erstellen Sie am besten für Ihre Weihnachtspost eine Checkliste mit Zeitplan. So stellen Sie sicher, dass Sie nichts vergessen und auch keine selbstgesetzten Termine versäumen. Ihre To-Does werde so zuverlässig abgearbeitet. Diese Checkliste können Sie jedes Jahr ergänzen und wieder nutzen, so dass sich dieser kleine Aufwand wirklich lohnt.

Der perfekte Ablauf Ihrer Weihnachtspost

Zuerst sollten Sie die Adressdaten Ihrer Weihnachtspost auf Vordermann bringen. Möglicherweise sind Geschäftspartner umgezogen oder ein Ansprechpartner hat sich geändert. Im Grunde sollten Ihre Adressdaten immer up-to-date sein. Aber ein zusätzlicher Check kann nicht schaden: So vermeiden Sie Irrläufer oder Weihnachtspost, die erst im nächsten Jahr ankommt, weil die Adresse unvollständig war.

Bis spätestens Mitte November sollten Sie mit Ihrem Chef abgestimmt haben, wer Weihnachtspost erhalten soll. Machen Sie ihm am besten einen Vorschlag auf Grundlage des Vorjahres und mit Ihren Ergänzungen. Auch die Kartenauswahl sollten Sie treffen und abstimmen. Sobald er sein OK gegeben hat, bestellen Sie die entsprechende Anzahl an Karten und eine gewisse Menge an Reservekarten. Denken Sie dabei auch an Textvorschläge, die Sie ebenfalls mit Ihrem Vorgesetzten abstimmen müssen.

Ende November, spätestens Anfang Dezember, sollten Sie klären, ob jemand zusätzlich zu einer Karte auch ein Geschenk erhalten soll. Dieses muss schließlich noch besorgt werden. Hierzu noch ein Praxistipp: Um Doppelgeschenke zu vermeiden, sollten Sie sich eine Liste anlegen, in der Sie vermerken, wer welche Geschenke bekommen hat. So schenken Sie niemandem im nächsten Jahr das gleiche oder ein ähnliches Geschenk wieder.

Beschriften Sie außerdem die Karten. Am besten wirkt eine handgeschriebene Karte; bei größeren Mengen können Sie die Karten selbstverständlich auch bedrucken lassen. Anschließend legen Sie die Karten dem Vorgesetzten zur Unterschrift vor. Achten Sie dabei darauf, dass Sie die Karten rechtzeitig zurückbekommen. Viele neigen dazu, gerade bei großen Mengen an Weihnachtspost, das Unterzeichnen vor sich herzuschieben. Dies kann gerade dann zu Verzögerungen führen, wenn auch noch andere Kollegen mitunterschreiben sollen.

Ab Mitte Dezember kann dann der Versand Ihrer Weihnachtspost beginnen und dank Ihrer optimalen Vorbereitung werden alle Karten rechtzeitig Ihre Empfänger erreichen.

Bildnachweis: kerkezz / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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Rebecca Stache