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Meetingkultur: So helfen Sie Ihrem Chef, sein Meeting effektiv zu gestalten

Meetingkultur: So helfen Sie Ihrem Chef, sein Meeting effektiv zu gestalten
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geschrieben von Rebecca Stache

Der Artikel zeigt Ihnen viele konkrete Möglichkeiten auf, wie Sie ein Meeting effizient und zeitsparend gestalten. Viele Anregungen und Tipps helfen Ihnen, ab sofort mehr Zeit für sich selbst und Ihren Chef zu sparen.

Meeting: Tipps zur zeitlichen Begrenzung

Kennen Sie das auch? Sie haben für ein Business Meeting eine Stunde eingeplant, aber erst nach fast zwei Stunden kommt Ihr Chef aus dem Termin zurück. Die weitere Terminplanung des Tages verschiebt sich und Sie müssen komplett von Neuem planen und im schlimmsten Fall sogar einige Termine kurzfristig verlegen. Der ganze Tagesplan muss neu organisiert werden.

Das muss nicht sein; folgende Zeitmanagement-Tipps sollen Ihnen helfen: Klären Sie im Vorfeld mit Ihrem Chef, wie viel Zeit er für eine Besprechung voraussichtlich benötigen wird. Rechnen Sie je nach Erfahrungswerten einen Zeitpuffer von mindestens 15 bis 20 Minuten ein. Besprechen Sie mit Ihrem Chef auch, wann Sie ihn aus einem Meeting herausholen sollen, beispielsweise wenn der nächste Gast schon wartet oder auch wegen eines erfundenen Grundes, wenn er mit besonders redseligen Personen in einer Besprechung ist.

Meeting: Schränken Sie die Bewirtung ein

Schalten Sie außerdem Zeitfresser während der Meetings ab, um sicherzustellen, dass die Termine nicht ständig überzogen werden. Verzichten Sie beispielsweise auf   Bewirtung. Kekse und Co. halten nur unnütz auf und kosten Geld. Insbesondere bei internen Meetings ist eine Bewirtung also überflüssig, denn die Kollegen sind ja zum Arbeiten im Meeting und nicht, um zu essen. Dazu ist die Mittagspause da – oder, wenn es Essen sein muss – machen Sie gleich ein Geschäftsessen aus dem Termin, um die Mittagszeit sinnvoll zu nutzen.

Meeting: Stehtische für kurze Besprechungen

Bei einem kurzen Meeting ist es möglich, Stehtische zu wählen. Sitzfleisch haben die meisten, stehen ist jedoch weniger bequem. Gerade bei den Besprechungen, die „nur fünf Minuten“ dauern sollen, stellen Sie mit dieser unbequemeren Methode sicher, dass die fünf Minuten nicht überschritten werden.

Meeting: Umgang mit Verspätungen

Kommt ein Kollege zu spät zu einem Meeting, beginnen Sie ohne ihn. Er wird schnell lernen, pünktlich zu sein, wenn er regelmäßig einen Teil der Besprechung verpasst und als Letzter auch noch das Protokoll führen muss. Warten Sie nicht auf Zuspätkommer, sie rauben Ihnen nur Ihre Zeit und das zeugt von wenig Respekt den weiteren Besprechungsteilnehmern gegenüber. Lassen Sie sich das nicht gefallen.

Verfahren Sie ähnlich mit unvorbereiteten Kollegen: Themen, die nicht oder unzureichend vorbereitet sind, werden auf den nächsten Termin verschoben. Wer beschließt, „mal eben schnell“ seine Unterlagen zu holen und das Meeting verlässt, wird für die verbleibende Besprechungszeit ausgeschlossen. Schnell werden unvorbereitete Kollegen sich eine bessere Vorbereitung angewöhnen, wenn sie ihre Themen mit dem Chef oder dem Team klären möchten. Konsequentes Handeln ist hier allerdings oberstes Gebot.

Meeting: Erstellen Sie eine Agenda

Erstellen Sie zu jedem Meeting eine Agenda mit klarer Zeiteinteilung. Bei regelmäßig stattfindenden Terminen bitten Sie alle Teilnehmer darum, Ihnen für den nächsten Termin relevante Tagesordnungspunkte zu schicken. Hat niemand etwas geschickt, wird der Termin ganz abgesagt. Ein Moderator kann – beispielsweise mit Ampelkarten in grün, gelb und rot – für die Einhaltung der Redezeiten sorgen.

Meeting: Pausen für Handy und Blackberry

Planen Sie in längeren Meetings ab zwei Stunden Pausen ein, damit die Konzentration nicht nachlässt. In diesen Pausen können auch Telefonate erledigt werden, so dass es niemanden mehr stören wird, wenn Sie ein Handy-, Blackberry- und Laptopverbot für Ihr Meeting aussprechen. Denn auch diese Geräte sind in Besprechungen große Störfaktoren. Die meiste Zeit „spielen“ die Teilnehmer herum anstatt zuzuhören und das Meeting voranzubringen.

Verfolgen Sie Aufgaben aus dem letzten Sitzungsprotokoll schon vor dem nächsten Termin nach. Wenn solche Themen im Meeting besprochen werden müssen, kostet es ebenso unnütz Zeit. Besser Ihr Chef weiß schon vorher, wer geliefert hat und wer nicht.

Wenn Ihr Chef und Sie gemeinsam diese Punkte berücksichtigen, wird es mit ein bisschen Selbstdisziplin bald eine deutliche Zeitersparnis geben.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Bildnachweis: sebra / stock.adobe.com

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