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Wie können Sie Ihren Chef entlasten?

Lesezeit: 5 Minuten Chefentlastungs- und Assistenzseminare sind gefragt wie nie. Vor diesem Hintergrund entstand dieser Beitrag. Er enthält konkrete Empfehlungen, wie Sie Ihren Chef effektiv entlasten können. Dabei berücksichtigt der Artikel nur solche Tipps, die wahrscheinlich in den meisten Sekretariaten umsetzbar sind. Chefentlastung ist darüber hinaus eine sehr individuelle Angelegenheit.

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Wie können Sie Ihren Chef entlasten?

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Es reicht nicht aus, Ihren Vorgesetzten morgens zu Dienstbeginn zu fragen, ob es irgendetwas Neues gibt. Fragen Sie ganz gezielt nach den Informationen, die Sie benötigen, um ihn qualifiziert zu entlasten und für einen reibungslosen Tagesablauf zu sorgen.

Beispielsweise:

  • Welche Termine hat Ihr Boss noch gemacht, als Sie "schon" zu Hause waren?
  • Fragen Sie ihn, was am Vorabend noch passiert/gewesen ist, das Sie wissen müssten. Waren noch Gäste da, hat noch jemand angerufen usw?
  • Wie sehen seine Prioritäten aus? Was ist ihm an diesem Tag besonders wichtig?
  • Das Gespräch darüber erleichtert ihm und Ihnen die Arbeit. Stimmen Sie Ihre Prioritäten mit seinen ab.
  • Weisen Sie ihn auf seinen Vorteil hin, den er aus solchen Gesprächen zieht.

Die Besprechungs-Manie ist in vielen deutschen Unternehmen Tagesgeschäft. Stunde für Stunde schlagen sich Deutschlands Führungskräfte die Zeit in Besprechungen um die Ohren. Ob das immer so nötig ist?
Als Sekretärin haben Sie – auch wenn dies auf den ersten Blick unwahrscheinlich erscheint – verschiedene Möglichkeiten, Ihrem Chef langwierige Besprechungen zu ersparen, so dass er seine Zeit sinnvoller nutzen kann.

Was zuerst nicht sonderlich spektakulär erscheinen mag, entpuppt sich auf den zweiten Blick als herausfordernde Möglichkeit, den Chef noch mehr zu entlasten. Wir sprechen über so etwas Alltägliches wie die Postbearbeitung.

1. Lesen Sie die gesamte Eingangspost. Beachten Sie: Lesen bedeutet nicht, dass Sie jedes eingehende Schreiben Wort für Wort “aufsaugen". Verschaffen Sie sich vielmehr einen Überblick darüber, was auf Ihrem Schreibtisch und letztendlich auf dem Ihres Chefs landet.

2. Sortieren Sie aus, was Ihr Chef nicht sehen muss. Befreien Sie Ihren Boss von unnötigem Ballast. Sie kommen nicht darum herum, kurz mit ihm zu besprechen, was ihn nicht interessiert und was doch. Erst dann sind Sie in der Lage, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.

3. Was können Sie selbst erledigen? Packen Sie uninteressante Vorgänge, die Sie selbst erledigen können, erst gar nicht in die Postmappe. Dies sollten Sie aber vorab mit Ihrem Chef zunächst grundsätzlich besprechen.

Tipp
Legen Sie ihm, wenn Sie etwas für ihn erledigt haben, eine Notiz oder den erledigten Vorgang rein. Schließlich möchte auch er – ebenso wie Sie – informiert sein und bleiben. Außerdem weiß er so immer, was Sie leisten – ein nicht zu vernachlässigender Aspekt.

4. Markieren Sie Gelesenes. Angenommen, Sie haben einen längeren Vorgang im Rahmen der Bearbeitung der  Eingangspost gelesen. Warum soll Ihr Chef den gesamten Vorgang auch noch einmal lesen?

5. Bereiten Sie Antwortschreiben vor. Denken Sie voraus! Bei bestimmten Vorgängen ahnen Sie doch schon, dass Ihr Vorgesetzter Ihnen ein paar Zeilen dazu diktieren oder Sie bitten wird, einen Brief zu verfassen. Warum greifen Sie dem nicht vor und legen ihm zu der Unterlage das bereits vorbereitete Schreiben dazu?  

Es gibt immer mal wieder "heiße" Phasen, in denen Sie Ihren Chef nur im Vorbeirauschen zu Gesicht bekommen. Da bleibt die Kommunikation auf der Strecke. Die Post erledigt Ihr Chef schnell zwischendurch oder wenn Sie nicht da sind. Es fehlt mal wieder die Gelegenheit, um kurz einige Kleinigkeiten zu besprechen. Sicher kennen Sie es auch, dass dann auf vielen Unterlagen der magische Buchstabe "R" für Rücksprache steht. Dass Sie aber bis zur Rücksprachegelegenheit sozusagen "auf Eis gelegt sind" und nicht weiterarbeiten können, das berücksichtigt er natürlich nicht. Besser wäre es, Ihr Chef würde seine Bitte direkt auf die Unterlage schreiben. Damit er neben dem "R" für Rücksprache und "WV" für Wiedervorlage noch andere Varianten hat, sich Ihnen einfach, kurz und präzise  mitzuteilen, können Sie eine Kürzel-Liste anlegen.

Hier einige Vorschläge:

  • Af=Absage formulieren
  • TTV=Telefontermin vereinbaren
  • TV=Termin vereinbaren
  • Tve=Termin vereinbaren – extern  (beim Gesprächspartner)
  • Tvi=Termin vereinbaren – intern (bei uns)
  • Zf=Zusage formulieren

Nach einem mehrwöchigen Urlaub oder einer längeren Geschäftsreise kämpfen viele Chefs mit Unmengen von Post. Als Sekretärin können Sie Ihrem Chef den Wiedereinstieg nach längerer Abwesenheit wesentlich erleichtern. Treffen Sie mit ihm die Vereinbarung, dass Sie so viel wie möglich während seiner Abwesenheit an einen Stellvertreter oder andere Mitarbeiter delegieren. Sie überwachen die delegierten Aufgaben, so dass Sie ihm nach seiner Rückkehr Bericht erstatten können.

Tipp
Legen Sie in Ihrem PC eine Liste an, in der Sie alle anfallenden Projekte, Aufgaben sowie die eingehende Post, die während der Abwesenheit Ihres Chefs ankommt, verwalten. Notieren Sie darin, worum es sich handelt, und was Sie damit gemacht haben.

Viele Anrufer wollen prinzipiell den Chef sprechen – ohne vorher herausfinden zu wollen, ob sie mit der Sekretärin als Ansprechpartnerin nicht doch besser "bedient" wären. Die meisten Sekretärinnen sind am Telefon deshalb häufig damit beschäftigt, aus Anrufern etwas "herauszubekommen". "Worum geht es?", ist die beliebte Standardfrage. Leider lautet die Antwort auf diese Frage häufig: "Es ist privat" oder: "Das müsste ich mit ihm selbst besprechen." Da wird die Chefentlastungs-Qualifikation einer jeden Sekretärin auf eine harte Probe gestellt.

Die Kunst der Chefentlastung am Telefon liegt in den Formulierungen, die Sie verwenden. Die wichtigsten erhalten Sie an dieser Stelle auf einen Blick:

  • So nicht: "Worum geht es?"
  • Besser so: "Sagen Sie mir gerade, worum es sich handelt?"

Erläuterung
Bei "Worum geht es?", fühlt sich der Anrufende kontrolliert und rückt nur ungern mit der Information heraus. Formulieren Sie deshalb etwa freundlicher, das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Sie überhaupt etwas erfahren.

  • So nicht: "Das können Sie auch mit mir besprechen.”
  • Besser so: “Da bin ich die richtige Ansprechpartnerin.”

Erläuterung
"Das können …" hört sich nicht wirklich so an, als seien Sie die richtige Ansprechpartnerin. Wenn Sie es sind, dann formulieren Sie auch so.

  • So nicht: “Kann ich Ihnen weiterhelfen?”
  • Besser so: “Was kann ich für Sie tun?” “Was kann ich in der Zwischenzeit für Sie tun?”

Erläuterung
Bei "Kann ich Ihnen weiterhelfen?" liest der Gesprächspartner zwischen den Zeilen, dass Sie selbst nicht ganz sicher sind, ob Sie ihm behilflich sein können. Die anderen Formulierungen drücken mehr Selbstsicherheit aus. Außerdem lassen Sie dem Anrufer von der Fragestellung her kaum Spielraum bei der Antwort – er wird geradezu davon überzeugt, dass es richtig ist, mit Ihnen zu sprechen.

Warten Sie nicht, bis Ihr Chef Ihnen eine Aufgabe überträgt, sondern gehen Sie die Chefentlastung aktiv an. Das ist für Sie selbstverständlich? Dann prüfen Sie anhand der folgenden Ideen, ob Sie diese Chefentlastungs-Tipps bereits erfolgreich in die Praxis umsetzen:

  • Notieren Sie eine Idee, die Sie in den letzten Wochen selbst entwickelt und umgesetzt haben. Falls Ihnen nichts einfällt, ist Ihre Initiative verbesserungswürdig.
  • Überlegen Sie, wann Sie das letzte Mal bereits im Voraus wussten, um was Ihr Chef Sie bitten würde, und inwiefern Sie seinen Wunsch bereits erledigt hatten.
  • Wann haben Sie Ihren Chef das letzte Mal auf eine bevorstehende Schwierigkeit hingewiesen?
  • Sie haben Briefe bereits erstellt, bevor Ihr Chef danach fragt.
  • Sie schneiden einen für das Unternehmen interessanten Artikel aus einer Zeitschrift aus, die Sie privat gelesen haben.
  • Sie schlagen vor, eine Besprechung vom grünen Tisch in die Produktionshallen zu verlagern, um den Verlust des Praxisbezugs zu vermeiden.
  • Sie schlagen vor, zu einer internen Sitzung einen Gastredner einzuladen, den Sie für dieses Thema für kompetent halten.
  • Sie fordern Informationsmaterial an, das Ihnen interessant erscheint und von dem Sie glauben, es könnte für Ihren Chef/Ihr Unternehmen auch interessant sein.
  • Sie bemühen sich aktiv um Weiterbildung und warten nicht, bis Ihr Chef Ihnen ein Seminarangebot auf dem Silbertablett serviert.
  • Sie legen ihm zu seinen Reiseunterlagen ein paar Veranstaltungstipps.
  • Sie stellen fest, dass der Zugriff auf Ihre Ablage sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, und erarbeiten einen neuen Aktenplan oder reorganisieren die Ablage anderweitig.

1. Klären Sie bei Besprechungseinladungen mit ihm, ob er selbst teilnehmen muss. In einigen Fällen führt gründliches Hinterfragen zu dem Ergebnis, dass auch ein Stellvertreter geschickt werden kann.

2. Bereiten Sie Konferenzen, zu denen Sie selbst einladen, optimal vor:

  • Erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda, aus der alle zu besprechenden Themen hervorgehen
  • Machen Sie in der Einladung klar, wer zu welchem Thema was erzählen soll
  • Legen Sie Zeitlimits für die einzelnen Wortbeiträge fest

3. Sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, dass jede Besprechung einen verantwortlichen Moderator benötigt, der darauf achtet, dass niemand sich in stundenlanger Selbstdarstellung übt. Entweder übernimmt der Einladende – in diesem Fall Ihr Chef – diese Rolle oder Sie.

4. Halten Sie Besprechungen kurz. Kaffee trinken, Plätzchen essen, all das verleitet dazu, vom Thema abzuschweifen und weniger konzentriert zu arbeiten, und dann sitzt man auch noch so bequem.

Tipp
Sprechen Sie mit Ihrem Chef über die Möglichkeit, einige Besprechungen an einem Stehtisch abzuhalten. Da die meisten Menschen nicht wirklich lange stehen wollen, werden im Stehen abgehaltene Besprechungen garantiert nicht so lange dauern wie herkömmliche im Sitzen.

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