Businesstipps

Meetings im Büro optimal organisieren

Lesezeit: 3 Minuten 32 % halten Meetings für Zeitverschwenung. "Zu chaotisch" und "kommt nichts bei rüber" sind dabei die häufigsten Kommentare. Was ist also zu tun in Sachen Zeit, Kommunikation und Zusammenarbeit?

3 min Lesezeit
Meetings im Büro optimal organisieren

Meetings im Büro optimal organisieren

Lesezeit: 3 Minuten

Kennen Sie das? Im Kalender steht für heute Vormittag „Meeting“ und Sie wünschen sich nur noch, dass das Meeting ausfällt und Sie die Zeit produktiver nutzen können. Studien belegen, dass 32 % der befragten Personen ein Meeting als Zeitverschwendung betrachten.

Wenn man sich in Unternehmen umhört, scheint die „Dunkelziffer“ wesentlich höher zu liegen. Gefragt nach den Punkten, was diese „Meeting-Müdigkeit“ hervorruft, kommen meist die folgenden Antworten:

  • Meetings dauern zu lange.
  • Meetings sind meist unstrukturiert und chaotisch oder
  • Meetings sind so straff strukturiert, dass fast die Lösung von der Leitung schon vorgegeben wird, die meisten Teilnehmer sich also überflüssig fühlen.
  • Meetings sind zu unergiebig, die reinste „Laberrunde“.
  • Meetings werden genutzt, um sich zu profilieren, es geht zu wenig um die Sache.
  • Zu Meetings wird zu spät gekommen und die meisten Teilnehmer sind schlecht bis gar nicht vorbereitet.

Im Tenor ist meist die Überzeugung vorhanden, dass Zeit und „Menschenmaterial“ richtig verschwendet werden. Dabei sollen Meetings den gegenteiligen Effekt haben: Die Bündelung von Wissen und Entscheidungen, um von Problemen zu Lösungen zu kommen oder einen Wissen- und Erfahrungsaustausch vorzunehmen. Hier einige Tipps für Sie, anhand derer Sie Meetings verbessern können. Wenn Sie die Leitung haben, dann setzen Sie möglichst viele der genannten Punkte um. Wenn Sie Mitglied in einem Meeting sind, das seine Arbeitorganisation verbessern könnte, dann schlagen Sie als Tagesordnungspunkt (TOP) „Optimierung unserer Meetings“ bei Ihrer Leitung vor und senden diesen Artikel mit.

Rahmen und Regeln vor und beim Meeting

  • Prüfen Sie, ob das Meeting wirklich erforderlich ist.
  • Nur Personen einladen, deren Anwesenheit absolut notwendig ist. Keine Höflichkeits- oder Statuseinladungen.
  • Mit der Einladung werden zugleich Besprechungsziele, Tagesordnung und erforderliches Informationsmaterial – kurz und knapp – zugesandt. Erstellen Sie dazu am besten eine Tabelle mit den Überschriften „Nr.“, „Thema“, „Ziel“, „Material“, „Experte“, „Zeitbedarf“. Dann haben Sie Ihre TOP-Liste auch schon fast fertig.
  • Anmerkungen zu Problemen werden von den Teilnehmern vor der Besprechung eingefordert.
  • Alle Handys sind zwingend ausgeschaltet.

Zeit ist die Königsdisziplin im Meeting

  • Grundsätzlich Intervall und Dauer von regelmäßigen Besprechungen auf den Prüfstand stellen.
  • Zeitrahmen für jeden TOP angeben (s. o.).
  • Beginnen Sie immer pünktlich. Ansonsten bestrafen Sie die Pünktlichen durch Warten auf die (meist notorischen) Zuspätkommer. In der Literatur wird empfohlen, als größtes Zugeständnis den Tagesordnungspunkt vorziehen, der den Zuspätkommer nicht betrifft. Meine Empfehlung ist: Wenn Sie ohne diese Person entscheiden können, tun Sie es! Danach ist der Punkt abgehandelt.
  • Alle meinen, sie könnten ohne – aber machen Sie nach ca. einer Stunde fünf bis zehn Minuten Pause machen. Die Pausenzeit einplanen (Tagesordnung). Dauer der Pause präzise angeben bzw. die „Startzeit“ laut und deutlich nennen. Achten Sie vor allem konsequent auf einen pünktlichen Wiederbeginn nach der Pause.
  • Besprechung möglichst pünktlich beenden, überziehen muss Ausnahme bleiben.

Leitung leitet ein Meeting

  • Es muss nicht wirklich gesagt werden, trotzdem: Wer das Meeting leitet, sollte eine Viertelstunde vor Beginn anwesend sein und den Raum checken
  • Sitzordnung
  • Getränke
  • Beamer und Notebook
  • Unterlagen
  • ankommende Teilnehmer begrüßen.
  • Auf Einhaltung der Tagesordnung ist zu achten (Zeitplan, Ziele), trotzdem dürfen wichtige Themen nicht untergehen.
  • Keine abschweifenden Diskussionen zulassen. Fragen Sie „Bringt uns diese Diskussion in unserer Frage wirklich weiter?“ oder „Ist das hier gerade zielführend?“.
  • Vielredner konsequent gestoppt, evtl. Redezeit für Beiträge einführen.
  • „Schweiger“ gezielt ansprechen und ihre Meinung einholen.
  • Störende Seitengespräche sind zu unterbinden.
  • Gezielt Fragen stellen. Darauf achten, dass die Antworten zur Frage passen, sonst durch Fragetechnik und Zusammenfassen den Beitrag steuern.
  • Möglichst mit Visualisierung am Flip-Chart.
  • Entscheidungen werden herbeigeführt. Im Zweifelsfall ohne demokratischen Konsens.

Auch das hat sich bei Meeting bewährt

  • Teilnehmer werden in der Diskussion direkt angesprochen.
  • Oft ist es günstiger, übrig gebliebene Besprechungspunkte auf das nächste Meeting zu verschieben, als sie im Eilverfahren durchzupeitschen.
  • Wenn keine Einigung erzielbar ist, die gesammelten Fakten und Positionen protokollieren sowie das weitere Vorgehen oder Zwischenziele festlegen.
  • Nach jedem TOP Ergebnisse bzw. Festlegungen und To-Dos zusammenfassen.
  • Am Ende der Besprechung muss jeder Teilnehmer wissen, was er bis wann zu tun hat.

Jetzt sind Sie dran – Meetings optimal organisieren

Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Probieren Sie mindestens einen Punkt im nächsten Meeting aus. Das wäre ein „kleiner“ Schritt. Wenn Sie richtig was bewegen wollen, führen Sie mindest drei Neuerungen ein. Seien Sie absolut konsequent bei einigen Dingen. Wenn verabredet wird, dass Zuspätkommer pro Minute Zuspätkommen 1 Euro bezahlen sollen, dann muss das auch so sein. Seien Sie bei anderen Punkten ruhig in der Übergangsphase etwas kulanter. Überlegen Sie vorher, was das „eine“ und was das „andere“ ist.

Bildnachweis: LIGHTFIELD STUDIOS / stock.adobe.com

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

Bitte teilen Sie uns mit, wie Ihnen unser Beitrag gefällt. Klicken Sie hierzu auf die unten abgebildeten Sternchen (5 Sternchen = sehr gut):