Bei Ihnen im Sekretariat laufen eine Vielzahl von Eingangsrechnungen auf. Für eigene Anschaffungen ebenso wie für die Ihrer Chefin oder Ihres Chefs. Doch nur wenn Eingangsrechnungen korrekt ausgestellt sind, kann sich das Unternehmen die Mehrwertsteuer, die auf Eingangsrechnungen ausgewiesen ist, vom Finanzamt zurückholen.
Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie jede bei Ihnen eingehende Rechnung auf Ihre Vollständigkeit hin überprüfen. Dabei können sie zwischen Kleinstbetragsrechnungen (bis 150 €) und „normalen“ Eingangsrechnungen unterscheiden, denn Eingangsrechnungen bis 150 € benötigen für den Vorsteuerabzug weniger Pflichtangaben:
| Unbedingt in eine Eingangsrechnung gehören folgende Angaben | Eingangsrechnungen über 150 € | Eingangsrechnungen unter 150 € |
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmens | Pflicht | Pflicht |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Pflicht | – |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Pflicht | – |
| Ausstelldatum | Pflicht | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Pflicht | – |
| Zeitpunkt der Lieferung/Leistung | Pflicht | – |
| Menge und Bezeichnung der Waren | Pflicht | Pflicht |
| Nettobetrag | Pflicht | – |
| Mehrwertsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Pflicht | Pflicht |
| Mehrwertsteuerbetrag | Pflicht | – |
| Bruttobetrag | keine Pflicht, aber sinnvoll | Pflicht |
| Hinweis auf im Voraus vereinbarte Skonti oder Rabatte | Pflicht | – |
| Fälligkeitstermin | keine Pflicht, aber sinnvoll | kein Pflicht, aber sinnvoll |
| Unterschrift des leistenden Unternehmens | – | – |
Wichtig dabei: Achten Sie unbedingt auf den Namen des Rechnungsausstellers. Dieser muss zwingend richtig angegeben sein. Das wird zum Beispiel dann wichtig, wenn sich der Name das Geschäftspartners oder des Lieferanten nach einer Umfirmung geändert hat. Ist in der Rechnung ein falscher Name angegeben, hilft es nichts, wenn Sie genau wissen, wer der dienstleistende Unternehmer war. Das Hessische Landgericht hat in so einem Fall den Vorsteuerabzug ausgeschlossen (Beschluss vom 18. Juli 2006, Az.: 6 V 1635/06).
Praxis-Tipp: Weisen Sie fehlerhafte Eingangsrechnungen unverzüglich zurück. Fordern Sie Ihre Geschäftspartner auf, Ihnen eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen.