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Checkliste: Adressen verwalten mit Software

Lesezeit: 2 Minuten Adressen verwalten und optimal pflegen ist das A und O in der Büroarbeit. Dabei sind der Name, die Adresse und die Telekommunikationsdaten die Basisdaten, die immer wieder benötigt werden. Wirklich ausgezeichnete Software-Lösungen mit vielen Komponenten unterstützen dabei. Mit der Checkliste ermitteln Sie Ihren tatsächlichen Bedarf.

2 min Lesezeit

Checkliste: Adressen verwalten mit Software

Lesezeit: 2 Minuten

Adressen verwalten: Wie?
Kennen Sie das? Die Visitenkarte Ihres neuen Geschäftspartners in der Hand, sitzen Sie an Ihrem PC. Als nächstes möchten Sie die Kontaktdaten einpflegen. Zum wiederholten Male fällt Ihnen auf, dass Ihre Kontaktdaten mittlerweile sehr umfangreich sind. Eine wirkliche Übersicht haben Sie nicht mehr. Außerdem haben Sie schon häufiger überlegt, Serienmails zu versenden.

Sie überlegen, dass in anderen Unternehmen bereits standortübergreifend die Adressen und Kontaktdaten gepflegt werden. Im Moment stecken Sie zu all diesen Punkten noch in den Kinderschuhen. Das wollen Sie ändern, doch die Frage ist: Was brauchen Sie überhaupt und was gibt es eigentlich alles an Software zum Adressen verwalten?

Adressen sind das Lebenselixier von Unternehmen
Adressen und Kontaktdaten bilden in der Regel die Basis eines Unternehmens. Dies sind die Daten, auf die man vom ersten Werbe- oder Direktkontakt bis zur Rechnung angewiesen ist. Deshalb sollten gängige Kontaktdaten wie verschiedene Anschriften, Telefon-, Fax- und Handynummern, Webseiten, E-Mails usw. erfasst sein. Eine gute Software unterstützt Sie dabei und bietet noch viel mehr.

Da es aber für das Adressen verwalten zwischen Lösungen für Privatanwender, "kleinen" und "großen" Lösungen eine enorme Bandbreite gibt, ist es entsprechend schwierig, einen Überblick zu erhalten. Als Faustregel gilt: Je größer das Unternehmen und je komplexer die Anforderungen an die Software sind (inkl. passgenauer Einbindung an bestehende IT-Lösungen im Unternehmen), desto eher werden Sie von einer Beratung durch Fachleute profitieren.

Checkliste "Adressen verwalten mit Software"
Für eine erste Orientierung habe ich eine Checkliste für Sie erstellt. Damit können Sie Ihren aktuellen, besser noch Ihren zukünftigen Bedarf ermitteln. Die Übersicht ist sicher nicht vollständig, zeigt Ihnen aber, in welchem Bereich Sie sich anschließend weiter informieren sollten. Es gibt zahlreiche Softwarelösungen – kostenfrei und kostenpflichtig -, die die unterschiedlichsten Funktionen und Kombinationen anbieten, die zum Adressen verwalten benötigt werden.

Stichwort

 

brauche ich

 

brauche ich nicht

 

Felder für Namen, Firmierung, Funktionen sowie gängige Kontaktdatenfelder

 

 

 

 

 

 

Geburtstage

 

 

 

 

 

 

Bankverbindung 

 

 

 

 

 

 

weitere Felder wie Notizen, Geschlecht, privates, Foto usw.

 

 

 

 

 

 

beliebig viele Kategorien und Adresseinträge für eine Adressdatei 

 

 

 

 

 

 

Kategorien und Adresseinträge lassen sich komfortabel mittels Drag & Drop verschieben 

 

 

 

 

 

 

keine Beschränkungen bzgl. der Anzahl der Adressen zu einer Person, Anzahl der Telefon-, Fax- oder Handynummern, Homepages und E-Mail-Adressen 

 

 

 

 

 

 

Verschlüsselung 

 

 

 

 

 

 

Telefonie, Serienbriefe- und Etiketten-Funktion 

 

 

 

 

 

 

komfortabler E-Mail-Versand 

 

 

 

 

 

 

individuelle Serien-Emails 

 

 

 

 

 

 

komfortabler SMS-Versand 

 

 

 

 

 

 

Filterassistent, der eine definierte Datenmenge aus dem Adressbestand herausfiltert 

 

 

 

 

 

 

komfortabler Report-, Etiketten- und Listengenerator für Listenausgabe 

 

 

 

 

 

 

automatische Erkennung, ob es sich um eine E-Mail-Adresse, eine Faxnummer, eine Telefonnummer oder Website handelt

 

 

 

 

 

 

netzwerkfähig 

 

 

 

 

 

 

leistungsfähiger Import und Export 

 

 

 

 

 

 

Synchronisation mit anderen Programmen, auch mit mobilen Trägern 

 

 

 

 

 

 

Dubletten herausfiltern (bei Import oder Zusammenarbeit mit anderen Programmen) 

 

 

 

 

 

 

externer E-Mail-Client und Browser-Funktion 

 

 

 

 

 

 

Komplettlösung mit Adressen- und Dokumentenfunktionen, alles rund um Einkauf und Rechnungswesen sowie für die Abwicklung von Projekten

 

 

 

 

 

 

Jetzt sind Sie dran – Adressen verwalten mit einer Software
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Anforderungen Sie an eine Adressverwaltung stellen. Dann können Sie anschließend gezielter nach der gewünschten Leistungsbeschreibung recherchieren. So finden Sie das für Sie passende System.

Gutes Gelingen!

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