Audit Committees sollten über eine vom Aufsichtsratsplenum beschlossene oder mit diesem abgestimmte Geschäftsordnung verfügen, die insbesondere die Aufgaben und Befugnisse genau beschreibt. Die Geschäftsordnung ist jährlich auf ihre Angemessenheit zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen.
In der Geschäftsordnung des Audit Committees sollten die Informationsrechte und der Informationsfluss fixiert sein. Die Pflicht zur Information des Audit Committees obliegt in erster Linie dem Vorstand (Bringschuld). Allerdings muss das Audit Committee bei Bedarf auch um die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen beim Vorstand nachsuchen (Holschuld).
Regelmäßig sollten die Berichte des Vorstands an das Audit Committee in Hinblick auf ihren Umfang über die Berichterstattung für den Aufsichtsrat hinausgehen.
Es versteht sich von selbst, das Audit Committees jederzeit Zugang zu benötigten Unterlagen erhalten.
Aufgabenerfüllung von Audit Committees in Sitzungen
Audit Committees sollten ihre Aufgaben regelmäßig in Sitzungen erfüllen. Dabei sollten Audit Committees i. d. R. mindestens viermal nach einem ganzjährigen Sitzungsplan tagen und sich hinsichtlich der Sitzungsfrequenz an die Gepflogenheiten im Unternehmen ausrichten.
Die Mitglieder des Audit Committees sind vom Ausschussvorsitzenden so rechtzeitig einzuladen, dass eine angemessene und umfassende Vorbereitung auf die Agenda möglich ist. Der Zeitpunkt für die Versendung von Unterlagen ist zwischen Audit Committee, dem Vorstand und dem Abschlussprüfer abzustimmen.
Es ist darauf zu achten, dass die Dauer einer Sitzung der angemessenen Behandlung der Sachverhalte und Vorlagen Rechnung trägt. Insbesondere entscheidet das Audit Committee darüber, ob und wann Mitglieder des Vorstands, der interne sowie der externe Prüfer oder andere Sachverständige an seinen Sitzungen teilnehmen.
Da der Abschlussprüfer ein sehr wichtiger Ansprechpartner für das Audit Committee ist, sollte er verpflichtet werden, regelmäßig an den Sitzungen des Audit Committees teilzunehmen. Der Abschlussprüfer ist insbesondere verpflichtet, an der Sitzung über den Jahresabschluss teilzunehmen und seinen Berichtspflichten nachzukommen.
Mindestens einmal im Jahr sollte das Audit Committee – in Abwesenheit des Vorstands – mit dem Abschlussprüfer zusammentreffen um ihn insbesondere zu folgenden Sachverhalten zu befragen:
- Wie schätzt er die Offenheit der beteiligten Mitarbeiter der Gesellschaft bei der Durchführung der Prüfung ein?
- Hat er ungehinderten Zugang zu allen angeforderten Unterlagen erhalten?
- Hat er bestimmte Informationen nur nach intensiven Bemühungen beschaffen können?
- Wie ist der Vorstand mit den Empfehlungen im Bericht des Abschlussprüfers umgegangen?