Arbeitstechnik: Tappen Sie nicht in diese Falle

Sie haben bestimmt schon viel darüber gehört und gelesen, wie wichtig Pufferzeiten für die tägliche Planung und die Arbeitstechnik sind. Doch in eine Falle dürfen Sie dabei nicht tappen, und die beschrieb im letzten Jahrhundert der englische Soziologe Parkinson: Eine Arbeit wird immer genau dann fertig, wenn sie fertig sein muss. Hier sind drei Tipps, wie Sie diesem Effekt entgegenwirken können.

1. Tipp: Pufferzeiten sind nur für den Notfall gedacht

Betrachten Sie diese Reservezeit nie als zusätzliche Zeit, die Sie ohne zwingenden Grund einsetzen und die Ihr geplantes Zeitvolumen einfach mal so erhöhen. Pufferzeiten sind immer nur als Reserve für den Notfall gedacht.

Achten Sie nicht darauf und tritt nichts Unvorhergesehenes ein, verschwindet diese Zeit wie von Geisterhand in der normalen Arbeitszeit und löst sich quasi in Luft auf. Und häufig bemerken Sie das noch nicht einmal.

2. Tipp: Verringern Sie Ihre Fristen

Es ist natürlich angenehm, sich für ein Projekt ausreichend Zeit einzuräumen. Nur werden Sie dann tatsächlich erleben, dass Sie diese Zeit auch „brauchen“ werden. Testen Sie diese Arbeitstechnik: Probieren Sie aus, wie es ist, wenn Sie Ihre geplante Zeit verknappen, und zwar auf ein für Sie noch realistisches Maß.

Kommen Sie aus Gründen, die nicht in Ihrer Person liegen, mit der vorgesehenen Zeit nicht hin, verlängern Sie. Setzen Sie sich besonders bei Aufgaben zeitlich unter Druck, die Sie ungern und deshalb nicht mit voller Konzentration erledigen. Ohne diesen Druck sind Sie empfänglicher für jede Art von Ablenkung.

3. Tipp: Nutzen Sie eingesparte Pufferzeit sinnvoll

Nichts ist schlimmer, als effizient eine Arbeit in weniger als der vorgesehenen Zeit zu erledigen und dann diese zusätzliche Zeit einfach zu vertrödeln. Damit sind nicht Pausen oder Erholungszeiten gemeint, denn die gehören zu einer erfolgreichen Arbeitstechnik dazu. Wenn Sie sich Ihrem Körper Pausen gönnen, tun Sie nicht nur ihm und Ihrem Geist etwas Gutes, sondern reduzieren obendrein Ihren Stress.

Beim „Vertrödeln“ geht es vielmehr um solche Dinge wie belangloses Surfen im Internet oder sich mit den sozialen Medien zu beschäftigen. Solche Tätigkeiten sollten Sie im Büro unbedingt vermeiden, solange es nicht Teil Ihrer Aufgaben ist.

Bildnachweis: sebra / stock.adobe.com

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