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Aktenvernichtung: Wie Ihr Unternehmen Dokumente und Akten richtig entsorgt

Lesezeit: < 1 Minute Schon vor vielen Jahren träumten Manager und Softwareentwickler vom papierlosen Büro. Mit E-Mail oder Dokumentenmanagementsystemen sollte das Papier nach und nach aus dem Arbeitsalltag verschwinden. Wahrscheinlich blieb diese Vorstellung auch in Ihrem Unternehmen eine Utopie. Nach wie vor werden jeden Monat unzählige Dokumente ausgedruckt oder kopiert.

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Aktenvernichtung: Wie Ihr Unternehmen Dokumente und Akten richtig entsorgt

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Diese Papiere enthalten dann mehr oder weniger viele personenbezogene Daten. Daher sind auch Sie gefragt, wenn es darum geht, die nicht mehr benötigten Dokumente zu entsorgen. Das schlimmste, was passieren kann, ist, dass Akten mit personenbezogenen Daten im "normalen Müll" entsorgt werden. Sie können davon ausgehen, dass früher oder später jemand diese Unterlagen finden wird. Ihr Unternehmen rückt dann schnell ins Fadenkreuz der Aufsichtsbehörde für den Datenschutz und das Image Ihres Unternehmens ist natürlich auch noch ramponiert.
Bauen Sie also vor und überprüfen Sie, wie Ihr Unternehmen mit alten AKten und Dokument entsorgt. Grundsätzlich bieten sich 2 Möglichkeiten zur Aktenvernichtung.

Alternative 1: Ihr Unternehmen kümmert sich selbst um die datenschutzkonforme Aktenvernichtung
Viele Unternehmen rüsten jedes Büro mit Aktenvernichtern aus. Allerdings ist Aktenvernichter nicht gleich Aktenvernichter. Diese sollten aus dem Papier so kleine Partikel schneiden, dass ein späteres Zusammensetzen ausgeschlossen ist. Genereller Nachteil dieser Vorgehensweise ist, dass Mitarbeiter relativ viel Arbeitszeit damit verbringen, "Altpapier" herzustellen.

Alternative 2: Ihr Unternehmen beauftragt ein externes Unternehmen zur Aktenvernichtung
Ihr Unternehmen kann auch auf die Dienste eines auf die Entsorgung von Akten spezialisierten Unternehmens zurückgreifen. Dieses stellt dann verschlossene Tonnen zur Verfügung. Durch einen Schlitz können Ihre Mitarbeiter die alten Unterlagen in die Tonne einwerfen. In regelmäßigen Abständen werden diese Tonnen abgeholt und vom externen Unternehmen je nach Anforderung datenschutzkonform vernichtet.

Tipp: Es obliegt grundsätzlich Ihrer Unternehmensleitung zu entscheiden, wie alte Unterlagen entsorgt werden. Führen Sie jedoch Ihrer Geschäftsleitung die Chancen und Risiken der beiden Alternativen vor Augen. Damit haben Sie Ihrer Hinwirkungspflicht als Datenschutzbeauftragter genügt

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