Im Vergleich zu papiergebundenen Akten sind digitale Akten überall verfügbar. Sie können mit einem entsprechenden Berechtigungskonzept ausgestattet ganz oder teilweise den Mitarbeitern im HR-Bereich, den Führungskräften und auch dem Mitarbeiter selbst zugänglich gemacht werden. Der Versand von Akten entfällt zugunsten eines elektronischen Zugriffs.
Weitere Vorteile von elektronischen Personalakten:
- Dokumente können direkt aus dem Schriftverkehrstool in die elektronische Akte transportiert werden. Ein Ausdruck entfällt.
- Akten können nicht verloren gehen oder durch Umwelteinflüsse beschädigt werden. Natürlich sind an die Datensicherung höchste Anforderungen zu stellen.
- Massenablagen werden automatisiert.
- Keine Abhängigkeit von räumlichen oder organisatorischen Veränderungen in der Personalarbeit
- Einsparung von Lagerkapazitäten für Originalakten
- Gleichzeitige Aktenbearbeitung von beliebig vielen Nutzern.
Dokumente werden in elektronischen Akten als Bilddateien (.jpg, .tif, seltener html) gespeichert. Diese Bilddateien werden durch Dokumentarten klassifiziert und können je nach eingesetztem Anzeigeprogramm direkt oder mittels einer Vorschaufunktion angezeigt werden. Schnelle Zugriffzeiten und ein komfortables Anzeigeprogramm, möglichst integriert in das Personalsystem, sind erfolgsentscheidend für die Akzeptanz der elektronischen Personalakte.