Mit diesem Ablagesystem halten Sie ganz einfach Ordnung

Das haben Sie von einem guten Ablagesystem:

1. Sie sparen Kosten, weil Sie nur das aufbewahren, was Sie wegen gesetzlicher Vorschriften müssen oder brauchen.
2. Sie schaffen Platz in vorhandenen Schränken.
3. Sie signalisieren Besuchern und Mitarbeitern, dass Sie eine gut organisierte Firma führen. Dies stärkt das Vertrauen in Ihre Fähigkeiten als Unternehmenslenker.

Das perfekte Ablagesystem – Was Sie oft brauchen muss greifbar sein
Sortieren Sie Ihre Akten in 3 Kategorien:

1. Häufiger Zugriff (täglich oder mehrmals die Woche): Diese Unterlagen bewahren Sie auf einem Aktenblock oder einer Hängeregistratur direkt am Arbeitsplatz auf.
2. Gelegentlicher Zugriff: Diese Akten kommen in Schränke in Nebenräumen, wie z.B. den Flur, den Serverraum oder das Besprechungszimmer.
3. Seltener Zugriff (einmal im Jahr oder noch weniger): Diese Akten sind auf dem Speicher oder im Untergeschoss gut aufbewahrt.

Legen Sie Ort und Aufbewahrungsfrist fest
Anfrage, Angebot, Realisierung, Abrechnung – ein Projekt durchläuft viele Schritte. Damit Sie keine Fristen versäumen und Mehrfachablage vermeiden, sollten Sie ein Schema festlegen, nach dem alle Mitarbeiter Ihrer Firma Ihre Akten ablegen.

Ein Angebot z.B. kommt bis Ablauf der Angebotsfrist in den Nebenraum. Nimmt der Kunde es an, wird es zusammen mit dem Auftrag abgeheftet und bleibt als laufendes Projekt am Arbeitsplatz.

Nimmt der Kunde das Angebot nicht an, vernichten Sie es nach einem Monat und schaffen so wieder Platz in Ihrer Nebenraum-Ablage.

Buntes Ablagesystem – Farben weisen den Weg
Das Ablegen fällt Ihnen leichter, wenn Sie einen Farbcode wählen, z.B. grüne Ordner für Akten am Arbeitsplatz, blaue für Nebenräume, schwarze für das Archiv.

Für das Archiv bestimmte Unterlagen, für die gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten, sollten Sie gleich mit dem Hinweis versehen, wann die Papiere entsorgt werden können (z.B. "Aufzubewahren bis zum 31.12.2016").

Unter diese Kategorie fallen z.B. Bankauszüge und Bilanzen. Sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeiter und Abteilungen das gleiche Ablagesystem verwenden.