Ausdrucke, Schriftverkehr, Adressdaten, Exceldaten – landen solche Dokumente, auch als Fehlausdruck immer noch im Papierkorb? Womöglich noch Lieferscheine, Kassenbelege oder wenn Sie an Ihre private Unterlagen denken: Kreditkartenabrechnungen, mit Karte bezahlte Kassenzettel aus dem Supermarkt?
Wann brauchen Sie einen Aktenvernichter?
Kennen Sie das? Sie haben vertrauliche Unterlagen in der Hand, die Sie entsorgen wollen. Zerreißen, verbrennen, was macht man damit? Mit schlechtem Gewissen denken Sie daran, dass gestern eine Menge Probeausdrucke gemacht wurden, bis die Kundenliste stand. Die sind jetzt unten im normalen Papiercontainer, an den jeder heran kommt.
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"Hoffentlich gehen andere Unternehmen mit meinen Daten besser um", denken Sie sich. Aber müssen Sie als "kleiner Freiberufler" oder als Drei-Köpfe-Team wirklich einen Aktenvernichter haben? Und was passiert mit den Aktenordnern, die im Archiv die Aufbewahrungsfrist erreicht haben und endgültig entsorgt werden müssen?
Das Problem mit Aktenvernichtern
Schaut man sich als Neuling nach einem Aktenvernichter, einem "Schredderer" oder Reißwolf um, kann einen das Angebot erst einmal erschlagen. Nehmen Sie deshalb gleich zu Beginn eine Sichtung vor, wofür Sie einen Schredderer benötigen.
Die meisten Hersteller bieten folgende Kategorien an:
- Einzelarbeitsplatz, geeignet für drei bis acht Personen.
- Großraumbüro für acht bis 15 Personen.
- Archiv für mehr als 15 Personen.
Wofür ist der Aktenvernichter für den Einzelarbeitsplatz?
Damit können Menschen mit krimineller Energie immer noch eine Menge Kapital erzielen. Abgesehen von dem Imageschaden und Vertrauensverlust, den ein Unternehmen oder auch Freiberufler erleiden kann, wenn beispielsweise Probeausdrucke der Kundendatei mit allen sensiblen Kundendaten im normalen Müll erscheinen. Zerreißen reicht nicht, ein geeigneter Aktenvernichter sollte angeschafft und benutzt werden.
Welcher Schredderer reicht für die ganze Etage?
Je nach Größe beispielsweise eines Großraumbüros oder eines zentralen Platzes auf der Etage, reicht ein einzelner Aktenvernichter für bis zu 15 Personen. Das Aufkommen, das ein zehnköpfiges Team produziert, sollte den Schredderer nicht zum Glühen bringen.
Ist auch ein Konferenzraum dabei? Dann denken Sie daran, dass auch auf Flipcharts oft vertrauliche Informationen stehen. Die wollen Sie ja nicht bei der Konkurrenz oder in der Zeitung wiederfinden. Also: in einem geeigneten Aktenvernichter sicher vernichten. Damit beachten Sie auch den Datenschutz.
Was muss es für Ihr Archiv sein?
Für mehr als 15 Personen reichen herkömmliche Aktenvernichter nicht mehr aus. Das Aufkommen an Fehlkopien, Probeausdrucken und sensiblem Schriftverkehr wird zu groß. Wenn dann noch das Archiv dazu kommt, muss die Auslastung stimmen. Denn personenbezogene Daten, Geschäftspapiere und Akten aller Art müssen nach Ablauf der gesetzlichen oder internen Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Sicher, wirtschaftlich und nachhaltig gelingt Ihnen das nur mit den geeigneten Aktenvernichtern. Je mehr der Aktenvernichter als zentrale Stelle für die Aktenvernichtung, für Dauerbetrieb und hohen Durchsatz vorgesehen ist, desto höher müssen Leistung, Zuverlässigkeit und Qualiltät sein. Aber dann sind Sie "im sicheren Bereich" in Sachen Datenschutz und Datensicherheit.
Jetzt sind Sie dran – welches ist der richtige Aktenvernichter für mich? In welcher der drei Kategorien sehen Sie Ihren persönlichen Bedarf? Wenn Sie das festgelegt haben, können Sie im nächsten Schritt die geeigneten Produkte besser miteinander vergleichen. So treffen Sie eine schnellere und passgenaue Kaufentscheidung. Alle Kunden, deren Adressen und Bankdaten deshalb nicht in einem öffentlichen Papierkorb gefunden werden, werden es Ihnen danken.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation