Egal in welcher Form die Terminbestätigung heutzutage übermittelt wird, so ist es dennoch wichtig, diese mit angenehmen Formulierungen und auch entsprechend mit nützlichen Informationen auszustatten.
Diese Informationen sollten sich auf nützliche Informationen beziehen, die im Zusammenhang mit dem Auftrag oder der Dienstleistung stehen. Auf diese Weise erhält der Kunde nicht nur die Bestätigung an sich, sondern erfährt auch einen wichtigen Faktor in Bezug auf die Zuverlässigkeit eines Unternehmens.
Wichtige Faktoren der Terminbestätigung
Um den Service bestmöglich zu gewährleisten, sollte die Bestätigung daher auch entsprechend formuliert werden. Wichtig ist dabei, dass keine Abfolge von Standardformulierungen vorliegt, sondern der Kunde das Gefühl bekommt, dass der Termin nur für ihn allein bestmöglich zustande kam. Daher ist die Aufnahme von Inhalten, die telefonisch schon besprochen worden sind sehr ratsam, um eventuelle telefonische Vereinbarungen auch noch einmal schriftlich festzuhalten.
Ist der Termin schriftlich bestätigt, so kann es außerdem helfen, auch noch eine optionale Terminwahl offen zu halten und den Kunden diese auch schriftlich mitzuteilen. Dabei geht es darum, dass der Kunde auch trotz Bestätigung die Wahl auf einen neuen Termin hat und von dieser Art der Flexibilität profitieren kann. Dabei sollte eine entsprechende Rückrufnummer oder E-Mail-Adresse auch schriftlich kenntlich gemacht werden. Ein persönlicher Ansprechpartner ist in diesem Zusammenhang besonders sinnvoll.
Abhängig von der Art der Serviceleistung eines Unternehmens richtet sich meist auch die Terminbestätigung danach. Viele Termine kommen auch dann zu Stande, wenn der Kunde nicht besucht wird, sondern selbst an einen bestimmten Ort eingeladen wird. Hier ist in der Bestätigung nicht nur das Datum sowie die Uhrzeit festzuhalten, sondern auch ein entsprechender Verweis mit allen nötigen Angaben zum Ort des bestimmten Termins.
Per E-Mail kann es daher sehr nützlich sein, einen Anhang in Form einer Karte zur Verfügung zu stellen. Dies kann auch über einen Link erfolgen und erleichtert dem Kunden die Anfahrt an den jeweiligen Ort ungemein. Dabei können auch Angaben in Bezug auf den Personennahverkehr gemacht werden.
Auch die Übersichtlichkeit einer Terminbestätigung ist sowohl für den Kunden, als auch für ein Dienstleistungsunternehmen durchaus von Vorteil. Durch eine grafisch logische Anordnung der wichtigsten Eckdaten, sowie einer kurzen und knappen Formulierung der wichtigen Aussagen macht es die Kommunikation und die Durchführung der jeweiligen Prozesse umso leichter, je schneller der Kunde darauf zurückgreifen kann.
Um den Service bestmöglich zu unterstreichen ist auch nach dem Versand der Terminbestätigung ein kurzer Rückruf sehr hilfreich. Dieser sollte zu angenehmen Tageszeiten erfolgen und nicht zu früh morgens oder zu spät am Abend erfolgen. Häufig ist auch bei Vorhandensein einer Handynummer eine kurze Bestätigung per SMS hilfreich, um hier den Kunden die Möglichkeit zu gewährleisten, den Termin sofort parat zu haben.