Terminabsprache
Als Sekretärin müssen Sie unter anderem sämtliche Termine Ihres Chefs handhaben. Die Terminabsprache gehört zu den Hauptaufgaben dieser Funktion, ist aber nicht immer so einfach. Mit diesen Tipps klappt auch Ihre Terminabsprache.
Vorphase – Absprache mit dem Chef
Einmal pro Tag, am besten gleich morgens früh nach dem Öffnen der Post, sollten Sie sich mit Ihrem Chef zusammensetzen und alle anstehenden Termine sowie deren Prioritäten mit ihm besprechen. Besprechen Sie dabei auch mögliche Ausweichtermine beziehungsweise Alternativen.
Schlagen Sie Ihrem Chef vor, dass er Ihnen Zugriff auf seinen elektronischen und/oder physischen Terminkalender erteilt, damit Sie stets den Überblick haben und Ihnen auch jene Termine, die Ihr Chef selbst vereinbart oder abgesagt hat, nicht mehr entgehen können. Der Vorteil elektronischer Terminkalender ist der, dass sie von jedem Standort aus synchronisiert werden können, sei es vom Smartphone, vom Notebook oder Tablet oder von Ihrem PC.
Phase 1 – Teilnehmer zum Termin einladen
Wenn Sie alle Termine besprochen haben, dann erstellen Sie eine Liste der jeweiligen Teilnehmer. Diese Personen kontaktieren Sie dann am besten telefonisch, da ein persönlicher Kontakt immer von Vorteil ist, da durch Interaktion mehr Flexibilität bei der Auswahl des Termins gewährleistet ist. Sollte eine Person unerreichbar sein, dann kann eine Ausnahme gemacht und Kontakt per E-Mail aufgenommen werden.
Phase 2 – Bestätigung des vereinbarten Termins
Haben Sie den Termin mit den jeweiligen Teilnehmern koordiniert, dann sollten Sie ihn schriftlich bestätigen. Das ist die schnellste und effizienteste Art und Weise.
Eine rein mündliche Terminvereinbarung birgt das Risiko des fehlenden Nachweises. Wenn zum Beispiel einmal etwas nicht funktionieren sollte, dann haben Sie mit der Terminbestätigung immer den greifbaren Beweis, dass es so und nicht anders vereinbart war. Terminvereinbarung kann auch über MS-Outlook stattfinden. Dies bietet sich insbesondere an, wenn Sie bereits vorab mündlich Kontakt zu den Teilnehmern aufgenommen haben.
Die Vereinbarung von Terminen mit Kunden und Geschäftspartnern sollte grundsätzlich per E-Mail bestätigt werden. Damit unterstreichen Sie die Seriosität des Unternehmens als auch Ihrer Person. Einige wenige verbindliche Sätze, die diese Bestätigung begleiten, sollten dabei eine Selbstverständlichkeit sein, denn dies gehört zum guten Ton. Achten Sie dabei immer auf eine korrekte, höfliche Ausdrucksweise wie Ihnen das folgende Beispiel zeigt:
Vermeiden Sie folgende Version:
Präsentation der neuen TV-Kampagne am 12.06.2013
Bitte bestätigen Sie, dass Sie am 12.06.2013 um 12:12 Uhr an der Präsentation der neuen TV-Kampagne im Meetingraum 12 teilnehmen werden.
So ist es besser:
Präsentation der neuen TV-Kampagne am 12.06.2013
Sehr geehrter Herr Meyer-Schulze,
es ist soweit, unsere neue Kampagne kann nun endlich on air gehen. Wir treffen uns am Montag, den 12.06.2013 um 12:12 Uhr in unserem Meetingraum 12. Für eine kurze Terminbestätigung Ihrerseits wäre ich Ihnen sehr dankbar.