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Tipps zur Automatisierung von Terminbestätigungen

Lesezeit: 2 Minuten Unternehmer oder Arbeitgeber mit einem besonders breit gefächerten Kundenkreis profitieren von der Möglichkeit, auf unterschiedliche Weise angefragte Termine zu bestätigen. Dies lässt sich sowohl per Post als auch via E-Mail ohne Probleme durchführen. Dabei kann dieses Prinzip heutzutage auch voll automatisiert erfolgen und gewährleistet punktgenau den Ablauf von Prozessen ohne Unterbrechung.

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Tipps zur Automatisierung von Terminbestätigungen

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Heutzutage existieren viele nützliche Tools, die es möglich machen, einen Termin in Form einer E-Mail automatisch zu versenden und diesen auch bestätigen zu lassen. Dabei können nützliche Tools in verschiedenen E-Mail-Klienten genutzt werden, welche einerseits als Kalenderfunktion zur Verfügung stehen und dabei auch das automatische Versenden von E-Mails ermöglichen. Hier lassen sich zu unterschiedlichen Anlässen verschiedene Kunden anschreiben und machen eine sichere Terminbestätigung möglich.

Damit dieses Prinzip auch bei besonders vielen Kunden übersichtlich gehalten werden kann, sollten  vorbereitende Einstellungen des E-Mail-Klienten vorgenommen werden. Hierzu gehört die übersichtliche Aufstellung der unterschiedlichen Kontakte im Adressbuch, welche neben der E-Mail auch die dazugehörigen Telefonnummern samt Adressen aufbewahrt.

So kann hier auf Wunsch eine Vorlage erstellt werden, welche je nach Anlass an die entsprechende Adresse weitergeleitet wird. Dabei lassen sich auch Datum sowie Uhrzeit der Bestätigung individuell einstellen.

Terminbestätigung für Smartphones

Mittlerweile existieren diese Funktionen auch als nützliche Applikation für Smartphones. Daher ist eine Bestätigung per E-Mail heutzutage auch unterwegs möglich. Hier können entsprechende Filter so eingestellt werden, wie sie dem Kunden am praktischen erscheinen. Auch Vorlagen sind hier meistens in die jeweiligen Applikationen eingearbeitet.

Dabei können auch Einstellungen vorgenommen werden, die es zum Beispiel möglich machen, eine Bestätigung auch per SMS zu erhalten. Dies wird besonders von Kunden bevorzugt, die sehr häufig mit dem Smartphone agieren und Zeit sparen möchten.

Die jeweiligen E-Mail-Vorlagen lassen sich auch unterschiedlich anfertigen und entsprechend auch im Design anpassen. Aus diesem Grund ist es wichtig, mit flexiblen Tools eine Grundvorlage auch schnell und unkompliziert bearbeiten zu können. Neben dem Einfügen von Grafiken und dem Verändern von Schriftarten ist eine inhaltliche Anpassung an unterschiedliche Zielgruppen ebenfalls empfehlenswert.

Wer eine Terminbestätigung besonders freundlich und elegant erstellen möchte, hat auch die Möglichkeit, diesen Auftrag per Post durchführen zu lassen. Hier kann ebenfalls eine standardisierte Bestätigung veranlasst werden, die entweder per Post oder auch telefonisch erfolgen kann. Für besonders wertvolle Kunden ist hier sogar eine persönliche Übergabe des Briefes gern gesehen. Eine Kombination  aus E-Mail und Briefversand ist ebenfalls möglich, um auf Nummer sicher zu gehen.

Wer auf das Versenden von E-Mails oder Briefen verzichten möchte, kann außerdem auf eine ganz schnelle und unkomplizierte Form der Terminbestätigung zurückgreifen. Viele E-Mail Server bieten dazu entsprechende Tools, die Nachrichten in Form einer Terminanfrage über einen längeren Zeitraum an entsprechende Kunden verschicken.

Mit diesem Dienst kann der Empfänger die Tage auswählen, die für ihn in Frage kommen und es ermöglicht dem Absender, bestimmte Tage terminlich zu bestätigen oder andere abzusagen. Dieses Tool ist besonders für schnelle Entscheidungen unter Zeitdruck praktisch und hilft dabei, verschiedene Prozesse unkompliziert zu organisieren.

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