1. Termin festlegen
Am einfachsten und deshalb empfehlenswert ist die so genannte zeitnahe Inventur. Ist Ihr Bilanzstichtag der 31.12., müssen Sie die Inventur zwischen dem 21.12.2006 und 10.1.2007 vornehmen.
2. Inventurumfang festlegen
Nicht zu erfassen brauchen Sie bei Ihrer Inventur
- Kommissionswaren,
- Maschinen und Werkzeuge, die zum Anlagevermögen gehören,
- geringwertige Wirtschaftsgüter (Netto-Anschaffungskosten bis 410 Euro), wenn Sie dafür ein eigenes Konto führen.
Bei Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen (z. B. Leim oder Heizöl) sowie Verpackungsmaterialien dürfen Sie den Bestand schätzen und müssen nur alle 3 Jahre eine Aufnahme machen – es sei denn, es handelt sich um hohe Werte oder aber die Bestände schwanken von Jahr zu Jahr stark. Alles andere müssen Sie vollständig zählen und in das Bestandsverzeichnis (Inventar) aufnehmen. 3. Bestände organisieren
Trennen Sie kundeneigene Waren und Kommissionswaren vom Rest. Sortieren Sie Erzeugnisse und Materialien gleicher Art zusammen. Um nachweisen zu können, dass Ihre Zählung vollständig ist, sollten Sie die Inventur später getrennt nach Räumen (Lager, Werkstatt, Verkaufsraum etc.) vornehmen und auch so ins Inventar eintragen.
4. Aufnahmelisten vorbereiten
Drucken Sie die Listen aus Ihrem Warenwirtschaftssystem aus, oder besorgen Sie sich Inventur-Formulare im Schreibwarenhandel.
5. Personal einbeziehen oder Helfer dazubitten
Wenn Mitarbeiter Sie bei der Inventur unterstützen, teilen Sie sie in 2er-Teams ein: Einer sagt an, der andere schreibt auf. Sie selbst überwachen die Arbeiten. Ohne Mitarbeiter sollten Sie jemand anderes um Hilfe bitten. In beiden Fällen sind die Original-Aufnahmelisten vom "Ansager" und dem "Aufschreiber" zu unterzeichnen.
Die Aufnahmelisten müssen Sie bei der Inventur durchnummerieren und hinterher gut aufbewahren. Das gilt auch, wenn Sie davon zusätzlich eine Reinschrift fertigen, z. B. auf dem PC.