- Regelmäßige Termine sollten Sie gebündelt eintragen, also vermerken Sie
- am besten zu Jahresbeginn alle Geburtstage, zu Monatsbeginn alle regelmäßigen Besprechungen etc.
- Ordnen Sie allen zeitlich nicht näher festgelegten Tätigkeiten eine
- Priorität zu.
- Geben Sie – sofern bekannt – die Termindauer immer mit an.
- Sie sollten mit Verweisen arbeiten, so halten Sie die Einträge im Kalender
- selbst kurz: z. B. mit Verweisen auf Unterlagen in der Wiedervorlage, mit Verweisen auf Notizen zu einem Thema (die Notizen haben dann z. B. an anderer Stelle im Zeitplanbuch einen festen Ort).
- Wenn Sie die Zeitleiste konsequent verwenden, markieren Sie die
- Termindauer deutlich mit einem Strich.
- Private und berufliche Termine sollten Sie einheitlich farbig trennen.
- Bei Treffen sollten Sie nicht nur Namen eingetragen, sondern auch den
- Grund und/oder stichpunktartig das Hauptziel des Treffens.
- Haken Sie Erledigtes ab oder streichen Sie es durch.
- Markieren Sie Geburtstage mit einem Sternchen (*).
- Nicht Erledigtes sollten Sie bei Arbeitsende auf ein neues Datum übertragen.
- Tragen Sie notwendige Arbeiten zur Wahrung der eingetragenen Frist rechtzeitig vor Fristtermin ein.
- Der Einsatz sinnvoller Abkürzungen für häufig vorkommende Terminarten
- und Begriffe spart Platz und Zeit.
- Sie sollten zu den Terminen auch immer die Telefonnummer des
- Gesprächspartners notieren (falls im Verzeichnis nicht vorhanden).
- Nummer bzw. Name des Sitzungsraums wird immer zusammen mit dem
- Termin eingetragen.
- Fahr- und andere Wegezeiten sollten Sie realistisch berücksichtigen.
- Gleichartige Termine und Aufgaben sollten Sie zeitlich und räumlich
- gebündelt wahrnehmen bzw. bearbeiten.
Checkliste: Terminkalenderoptimierung
Anhand dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob Sie alle Tricks beherrschen, die die Verwaltung Ihrer Termine und Aufgaben optimieren. Nutzen Sie die folgenden Kniffe, um das Beste aus Ihrem Terminkalender herauszuholen, die Übersicht zu maximieren und den Platz optimal auszunutzen.