Tipps gegen Unordnung im Büro

Schon wieder ist Ihre Ordnung um Büro dahin! Sie verschwenden Zeit mit Suchen und das Unaufgeräumte stört Sie auch. Warum Sie auf Dauer keine Ordnung halten können, können Sie sich nicht einmal selbst erklären. Tipps, wie Sie es in Zukunft besser machen können, sind jetzt genau das richtige für Sie.

Kennen Sie das? Sie haben erst Anfang des Monats in Ihrem Büro (mal wieder) gründlich aufgeräumt. Ohne Papierstapel, dem Handy-Ladekabel, 20 herumliegende Kugelschreibern und gebrauchten Briefumschlägen hat Ihnen Ihr Schreibtisch selbst viel besser gefallen. Zudem haben Sie Ihren USB-Stick noch nicht wiedergefunden, das Laminiergerät steht herum und Sie sind auch nicht dazu gekommen, die Ablage vom letzten Monat abzuheften.

Fast könnten Sie resignieren. Dabei wissen Sie selbst, dass Sie sich damit schaden, denn Sie verlieren viel Zeit und "lassen Nerven". Jetzt würden Sie gern verstehen, warum Sie immer wieder in die gleiche Unordnungsfalle tappen und wie Sie Abhilfe schaffen können.

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Was treibt uns in die Unordnung?
Perfektionismus, die Angst vor Ersetzbarkeit und fehlende Ordnungsprinzipien sind mögliche Gründe, dass die Ordnung nicht von Dauer ist. Wie kann das aussehen?

• Es bleibt keine Zeit fürs tägliche Aufräumen, weil zu viel unnötiger Aufwand mit Aufgaben betrieben wird. Perfektionismus kann sich auch beim Aufräumen selbst äußern. Dann sind Gedanken wie "Ich habe jetzt keine Zeit richtig aufzuräumen, das mache ich dann morgen." Statt täglich ein bisschen Ordnung herzustellen, wartet man auf den "perfekten" Moment. Und der kommt – sie ahnen es – nie.
• Unbewusst kann die Angst, ersetzbar zu sein verhindern, dass man Ordnung schafft. Denn wer findet sich schon in der Unordnung eines anderen zu Recht? Eben, niemand, und damit wird die eigene Unersetzlichkeit gepflegt.
• Ein Gegenstand wird benutzt – und nicht wieder zurück gestellt. Die Digitalkamera ist mal in der Schublade, mal im Regal untergebracht. Grund ist oft das Gefühl, zum Wegräumen keine Zeit übrig zu haben. "Gefühlt" dauert es eine halbe Ewigkeit, da ist die Ungeduld stärker. Und die Ungeduld führt auch dazu, dass man sich keine Zeit zum Überlegen einer eigenen Systematik nimmt. Denn vermeintlich wichtigere Aufgaben warten.

7 Tipps für das Üben der täglichen Ordnung
Je nachdem, welche Ordnungsprobleme Sie haben und welche Ursachen vielleicht dahinter stehen, können die nachfolgenden Tipps greifen. Suchen Sie sich das passende heraus:

1. Reservieren Sie sich mittags und zum Feierabend fünf Minuten Zeit zum Aufräumen. Mehr muss es nicht sein, weniger darf es nicht sein.
2. Setzen Sie beim Ordnung schaffen auf Schnelligkeit und nicht auf Vollständigkeit. Lesen Sie z. B. nicht den kompletten Schriftverkehr, sondern nur so viel, bis Sie wissen, wo in Ihrer Wiedervorlage der Vorgang zwischengelagert wird.
3. Üben Sie sich darin zu erkennen, wann 80 Prozent statt 100 Prozent genug sind.
4. Setzen Sie sich beim Erledigen von Aufgaben feste Zeitfenster und halten Sie sie ein.
5. Überprüfen Sie, welche Aufgaben bereits mit einem "guten" Ergebnis statt einem "sehr guten/hervorragenden/perfekten" Ergebnis abgeliefert werden können.
6. Machen Sie sich klar, dass Ihr Ruf und Ihre Fähigkeiten für sich allein stehen. Sie brauchen keine billigen Tricks, damit Ihr Umfeld Ihren Wert erkennt. Erarbeiten Sie sich lieber die Anerkennung "Du hast so eine tolle Ordnung, ich habe alles sofort gefunden!".
7. Seien Sie diszipliniert mit diesen beiden Grundregeln: 1. Jeder Gegenstand hat einen festen Platz. 2. Nach jeder Benutzung wird der Gegenstand sofort zurück gestellt.

Jetzt sind Sie dran – Ordnung halten
Wenn Sie sich in einigen Punkten wieder erkannt und mehrere Tipps Sie angesprochen haben, dann übernehmen Sie sich nicht. Alte Gewohnheiten wirft man selten mit einem Fingerschnips über Bord. Suchen Sie sich eine Strategie aus und wenden Sie sie in den nächsten sechs Wochen täglich an. Wenn Sie das schaffen, können Sie sich gratulieren und haben nach den Erkenntnissen der Gehirnforschung gute Chancen, ältere Verhaltensweisen zu überlagern.

Statt "viel/alles auf einmal", was nach fünf Tagen versandet, konzentrieren Sie sich auf eine einzige Handlung. Jeden Tag. Üben. Und dann erst nehmen Sie sich den nächsten Schritt vor. Tragen Sie also Ihre drei Favoriten gleich in Ihre Aufgabenliste ein für in sechs Wochen bzw. in drei Monaten. Anstrengend? Vielleicht. Lohnenswert? Auf jeden Fall!

Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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