Sie können keine Veränderungen herbeiführen, wenn Sie nicht wissen, wo Sie ansetzen sollen. Deshalb benötigen Sie einen exakten Überblick über Ihren tatsächlichen Zeitverbrauch. Wie können Sie den gewinnen? Indem Sie für den Zeitraum von einer oder zwei Wochen in einem Zeitprotokoll notieren, welche Aktivitäten wie viel Zeit in Anspruch genommen haben. Das erfordert beim einen oder anderen bestimmt etwas Disziplin, aber nur auf diese Art und Weise wird Ihnen klar, wofür Sie Ihre Zeit tatsächlich ver(sch)wenden. Ein weiterer Vorteil: Sie brauchen sich nicht auf Schätzungen oder Vermutungen verlassen.
Weitere Nützliche Tipps zur Zeitplanung lesen Sie u.a. hier.
Zeitprotokoll analysieren
Im nächsten Schritt analysieren Sie Ihr Zeitprotokoll. Welche Dinge oder Tätigkeiten haben Sie wie viel Zeit gekostet? Daran schließt sich die nächste Frage an: Möchten Sie weiterhin so viel Zeit dafür aufwenden? Anders gefragt, wofür würden Sie gern mehr Zeit haben, was kann reduziert oder ganz gestrichen werden? Mit den Antworten auf diese Fragen wissen Sie sehr genau, wie Ihr Tagesablauf künftig aussehen muss, um mehr Zeit für die Aktivitäten zu finden, die Ihnen wichtig sind.
Stellen Sie sich konkrete Ziele
Sie beschäftigen sich nur dann mit Ihrer Zeitplanung, wenn Sie mit der bisherigen Verwendung Ihrer Zeit nicht mehr zufrieden sind. Also finden Sie heraus, wofür Sie privat oder geschäftlich mehr Zeit haben wollen (z. B. Erholung oder Strategieplanung bei Selbständigen) und wofür nicht. Daraus entwickeln Sie dann konkrete Ziele, die Ihren Tagesablauf betreffen und die Sie anschließend konsequent umsetzen. Dabei noch ein Tipp für alle, die zwar Erholung brauchen aber glauben, das nach außen nicht zeigen zu dürfen. Auch wenn in unserer Gesellschaft derjenige (noch) positiv gesehen wird, der wenig Zeit hat und damit wichtig und stark engagiert wirkt: Lassen Sie sich dadurch nicht verunsichern. Denken Sie an sich und Ihren Körper, denn der signalisiert Ihnen recht genau, wann Ruhe angesagt ist und wann Sie durchstarten können. Achten Sie darauf nicht, drohen Leistungsabfall, Krankheiten oder gar Burnout. Und damit boykottieren Sie sich selbst und lassen Ihre noch so ausgefeilte Zeitplanung zur Makulatur werden.
Planen Sie ergebnisorientiert und schriftlich
Stellen Sie als erstes fest, was Ihre Prioritäten für den Tag sind. Also: Was müssen Sie unbedingt und was wollen Sie zusätzlich erledigen? Sortieren Sie dann Ihre Aufgaben in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Nicht wie schnell, intensiv oder "hart" Sie arbeiten ist wichtig, sondern einzig und allein das Ergebnis. Formulieren Sie daher Ihre Aufgaben immer ergebnisorientiert: Nicht "Quartalsbericht schreiben" sondern "Quartalsbericht fertiggestellt". Sie wollen schließlich ein Ergebnis erreichen und den Bericht nicht um der Tätigkeit willen erstellen.
Planen Sie zudem immer schriftlich, denn schon Goethe war der Ansicht: "… was man schwarz auf weiß besitzt, kann man getrost nach Hause tragen." Das gilt auch für Ihre Planung, denn ein schriftlicher Plan hat eine ganz andere Bedeutung als ein flüchtiger Gedanke daran.
Viel Erfolg beim Umsetzen!
Ihr Burkhard Krupa
Experte für Zeitmanagement