In Zeiten von Mail und Internet ist die klassische Bewerbung per Papiermappe etwas aus der Mode gekommen. Die meisten Firmen möchten Bewerbungen heutzutage als digitale Unterlage per Mail erhalten. Dies spart den Unternehmen Zeit und Aufwand: Die Unterlagen können beliebig oft ausgedruckt werden, manchmal auch nur einzelne Seiten; die Speicherung der Daten nimmt keinen physischen Platz in Aktenschränken in Anspruch und im Falle einer Absage muss keine Bewerbungsmappe zurück gesandt werden.
Für den Bewerber bedeutet dies, dass er bei der Erstellung seiner Unterlagen nicht nur auf Inhalt, Form und Aussehen achten muss, sondern auch noch einige technische Aspekte zu berücksichtigen hat:
Format der Online-Bewerbung
In der Betreff-Zeile der Online-Bewerbung muss die genaue Bezeichnung der vakanten Stelle erscheinen, so wie sie auch in der Stellenausschreibung steht (inkl. der Referenznummer, soweit vorhanden).
Die Bewerbung wird als PDF-Datei verschickt. Anschreiben und Lebenslauf werden in Word (oder einer anderen Texterfassungs-Software) erstellt und dann in ein PDF-Dokument umgewandelt. Neben kostenpflichtigen PDF-Programmen wie z. B. dem Adobe Acrobat Writer gibt es auch zahlreiche freie Software, sogenannte Freeware, um PDF-Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zusammenzufügen.
Empfehlenswert sind zum Beispiel der PDF Creator oder Nitro PDF. Verfügt man über eine aktuelle Microsoft-Word-Version, hat man die Möglichkeit, Word-Dokumente mit dem Befehl „Speichern unter“ direkt als PDF abzuspeichern.
Die digitale Bewerbungsmappe sollte in der Regel nur aus einer einzigen Datei bestehen, die maximal 3MB groß sein darf. Dies hängt mit den EDV-Gegebenheiten in den Unternehmen zusammen, wo oftmals Mails mit mehr als 3 MB direkt im Spam-Filter landen. Außerdem finden Bewerbungen, die mit zig einzelnen Dokumenten und einer Größe von 10 MB und mehr ein Postfach blockieren, wenig Anklang.
Reduziert man die Dateigröße eines Bewerbungsfotos mit Hilfe von Bildbearbeitungsprogrammen, ist unbedingt darauf zu achten, dass die Bildqualität hoch bleibt. Das Foto darf nach der Skalierung nicht pixelig sein und muss auch ausgedruckt gut aussehen. Dies sollte man vor Versand unbedingt testen! Bildbearbeitungsprogramme gibt es ebenfalls als freie Software im Internet, zum Beispiel die Freeware GIMP mit vielen Funktionen zur Bildbearbeitung.
Um die Größe der fertigen digitalen Bewerbungsmappe zusätzlich zu verringern, kann man diese komprimieren. Hierzu gibt es ebenfalls freie Software, sogenannte Zip-Programme, unter anderem 7Zip.
Bestandteile der Bewerbungsmappe
Ebenso wie bei der klassischen Bewerbungsmappe gibt es Bestandteile, die zwingend dazu gehören und Bestandteile, die optional beigefügt werden können.
Zu den zwingend notwendigen Bestandteilen einer Bewerbungsunterlage gehören das Anschreiben, der Lebenslauf und die relevanten Zeugnisse, Referenzen und Zertifikate. Optionale Bestandteile sind ein Deckblatt und die sogenannte 3. Seite. Das Anschreiben kann Teil der Bewerbungsdatei sein. Dann wird in der Mail, mit der die Datei versandt wird, nur ein kurzer Text geschrieben, der die Übersendung begleitet.
Der Vorteil hier ist, dass das Anschreiben vom Layout her zu den anderen Unterlagen (Deckblatt, Lebenslauf, 3. Seite) passt und das Schreiben eine digitalisierte Unterschrift enthält. Darüber hinaus erscheint bei einer über GMX oder Web.de versandten Mail in der Fußzeile Werbung.
Verfügt man über eine Mail-Software wie Outlook oder Thunderbird, kann das Anschreiben der Text der Mail sein, mit der man seine Bewerbungsunterlagen versendet. Im Bewerbungsdokument taucht es dann nicht mehr auf.
Zeugnisse, Referenzen und Zertifikate einscannen
Möchte man Zeugnisse und ähnliche Dokumente einscannen, so erhält man mit der Scanner-Einstellung schwarz-weiß und einer Auflösung von 300 dpi qualitativ gute und nicht zu große Ergebnisse. Abspeichern sollte man die Scans im PDF-Format.
Grundsätzlich gilt: Für die Erstellung einer Bewerbung per Mail muss die gleiche Sorgfalt verwandt werden wie bei der Erstellung einer herkömmlichen Papier-Bewerbung. Qualitätsmängel fallen hier beinahe noch mehr ins Gewicht als bei der klassischen Bewerbungsunterlage.
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